Trött på Excel-listor vid bokslut? Så förenklar ni periodstängningen i NetSuite

Månads- och årsbokslut är kritiska moment för varje ekonomiavdelning. Ändå ser vi gång på gång samma sak hos företag som arbetar i NetSuite:
bokslutsarbetet styrs fortfarande i Excel vid sidan om systemet.

Checklistor mejlas runt.
Status uppdateras manuellt.
“Vem ansvarar för den här punkten egentligen?”
“Är den här uppgiften klar – eller väntar den på granskning?”

Anledningen är sällan ovilja att jobba strukturerat. Tvärtom.
De flesta verksamheter har egna speciallösningar, lokala rutiner och interna kontroller, och har helt enkelt inte hittat ett smidigt sätt att hantera detta direkt i NetSuite.

Resultatet?

• Dålig överblick

• Manuella listor som snabbt blir inaktuella

• Svårt att följa upp ansvar, status och flaskhalsar

• Kunskap som sitter i huvudet på enskilda personer

Period Closing Activity Manager – bokslutsprocessen direkt i NetSuite

För att lösa detta har vi på SuiteCorner tagit fram Period Closing Activity Manager,  en strukturerad, flexibel och NetSuite-native lösning för att hantera hela periodstängningen som en tydlig aktivitetslista i systemet.

Börja med en Period Closing Activity Template

Allt utgår från en mall som ekonomiavdelningen själv definierar.
Mallen speglar exakt hur just er bokslutsprocess ser ut.

Varje aktivitet i mallen innehåller bland annat:

• Aktivietetsgrupp– t.ex. Förarbete, Kundreskontra, Leverantörsreskontra, Lager, Bank

• Aktivitet – exempelvis “Bokför alla kundfakturor för perioden”

• Aktivitetsdetaljer – tydliga instruktioner för hur uppgiften ska utföras

  • Här kan ni länka direkt till rätt formulär, sparade sökningar och rapporter i NetSuite

  • Det är här ni bygger kvalitet och repeterbarhet i processen

    

• Antal dagar – hur lång tid från start av bokslutet som uppgiften får ta

• Ansvarig – person eller roll

• Kräver granskning av – om uppgiften ska granskas innan den är klar

• Beroende aktivitet – Aktivitet som är beroende av att denna aktivitet är utförd

• Status – Ej påbörjad, Pågående, Blockad, Granskas, Färdig

Ni kan skapa hur många mallar ni vill, men i praktiken brukar de flesta ha:

• En mall för månadsbokslut

• En mall för årsbokslut

Skapa bokslutet  med ett klick

När det är dags att påbörja ett bokslut anger ni bara:

• Mall (välj den mall ni vill utgå ifrån)

• Bolag (välj vilket bolag ni vill skapa aktivitetslista för)

• Period (välj period som ska stängas)

• Startdatum (för bokslutsarbetet)

Klicka sedan på “Skapa aktiviteter”.

 Alla aktiviteter skapas automatiskt från mallen, redo att börja användas av teamet.

Arbeta strukturerat, följ upp i realtid

När aktiviteterna är skapade kan teamet direkt börja arbeta:

• Uppdatera status

• Ladda upp filer (t.ex. bankkontoutdrag, avstämningar)

• Kommentera och samarbeta kring uppgifterna

• Skicka vidare för granskning

Allt sker direkt i NetSuite.

Några av de största fördelarna

• Full överblick över hela bokslutsprocessen

• Rätt länkar på rätt plats, låt länkarna ta er till rätt formulär, sökning, rapport eller extern webbsida

• Dokumentation kopplad till varje aktivitet, tydliga beskrivningar som vem som helst i teamet kan följa

• Nöjda revisorer, då de får en tydlig överblick av bokslutsprocessen

• Ständig förbättring, uppdatera mallen efter varje bokslut och jobba lite smidigare nästa gång

• Dashboard-vy i NetSuite som visar status, ansvar och framdrift

Släpp Excel – ta kontroll över bokslutet

Med Period Closing Activity Manager flyttar ni bokslutsprocessen:

• Från manuella checklistor

• Till en strukturerad, spårbar och levande process i NetSuite

Vill ni också få bättre kontroll, tydligare ansvar och mindre stress vid era bokslut?

👉 Tveka inte att höra av er till oss på SuiteCorner, så berättar vi mer.