Rekryteringsprocessen inom Personaluthyrning & Bemanningsföretag
Det här är andra posten i en serie inlägg om branschlösningen Personaluthyrning & Bemanningsföretag i Oracle NetSuite.
Rekryteringsprocessen
Det här inlägget har fokus på rekryteringsprocessen runt ett uppdrag där resurser/rekryter ska tillsättas. Ni har fått ett uppdrag av en kund som vill att ni hjälper dem att hitta en eller flera resurser. Vi fokuserar här nedan på kandidater som söker tjänsten och hur ni driver processen med dem genom olika intervjuer och förhandlingar. I tidigare blogginlägg kan ni läsa om hur själva uppdraget ser ut och hur ni hanterar det. I andra inlägg kan ni sedan läsa om hur ni effektivt hanterar alla andra delprocesser som löper på i uppdragen. Allt från tidrapportering och utläggsredovisning på uppdragen/projekten till fakturering och självfakturering (om personen arbetar som underkonsult från eget bolag).
Integrationer mot webben
Som vi beskrivit i tidigare inlägg kan uppdragen som hanteras av er publiceras på er webb. Antingen via kompletta lösningar som vi hjälper er med eller via integrationer mot befintliga lösningar där ni publicerar uppdrag. En del kunder använder egna skräddarsydda webbsidor där uppdragen publiceras och andra använder standardiserade verktyg för publicering såsom Teamtailor eller liknande. På marknanden finns många olika rekryteringsplattformar att välja mellan. Med NetSuite behövs många gånger inte externa rekryteringsplattformar eftersom vi kan tillhanda god basfunktionalitet inom detta område. Ibland finns befintliga rekryteringsplattformar som är inarbetade och det finns ingen önskan att byta ut dessa. Oavsett vilka webbsidor ni väljer att använda där uppdragen publiceras kan vi hjälpa er med integrationen mot NetSuite. Med NetSuite i botten av lösningarna kan ni där bestämma vad som ska publiceras och när det ska publiceras.
Helhetslösningar
Finessen med NetSuite är att vi erbjuder helhetslösningar. Inte bara systemstöd för hantering av uppdrag och rekrytering utan vi har med NetSuite ett komplett affärssystem i botten som erbjuder full hantering av ekonomi med kund- och leverantörsreskontra, CRM, tidrapportering, utläggsredovisning, fakturering, projekt mm. Det är inte ovanligt att vi möter kunder som har mängder av olika systemlösningar för olika delområden. Med NetSuite får ni ETT system som hanterar alla delar för Personaluthyrning & Bemanningsföretag!
Inloggning i NetSuite
När ni loggar in i NetSuite möts användaren av en dashboard där de viktigaste funktionerna finns samlade. På dashboarden öppnas en sk Boards-tavla (en kanban-tavla) över Rekryteringsprocessen. Här finner ni alla kandidater som sökt tjänsten på ett uppdrag som ni för närvarande arbetar med.
Varje kolumn i tavlan representerar en status på rekryteringsproceessen och varje kort representerar en kandidat
Start – Kvalificering
Under kolumnen Start – Kvalificering, finner ni nya inkommande kandidater som sökt tjänsten. Här kvalificerar ni kandidaterna och väljer ut vilka ni vill gå vidare med till intervjuer.
Första intervju bokad
Under kolumnen första intervju bokad, finner ni kandidater där första intervjun är bokad. Det finns lösningar tillgängliga som låter kandidaten själv välja en tid för intervju som passar dem.
Andra intervju bokad
Under kolumnen andra intervju bokad, finner ni kandidater där andra intervjun är bokad. Beroende på hur ni valt att driva er rekryteringsprocess är det enkelt att modifiera olika steg i processen. Om ni inte använder er av en andra intervju går det att släcka ned denna kolumn eller byta namn på steget/kolumnen till exempelvis Arbetsprov bokad.
Förhandling
Under kolumnen Kandidater, finner ni kandidater där förhandling sker. Kontroll av referenser och löneförhandling är vanligt förekommande delar.
Vald kandidat
Under kolumnen Vald kandidat finner ni den eller de kandidater som valts för tillsättning. Här startar sedan arbetet med att ta fram olika avtal som skickas ut till uppdragsgivaren eller kandidaterna.
Drag-and-drop
Genom att dra en kandidat från en kolumn till en annan kolumn så uppdateras automatiskt status. Här nedan flyttar jag en kandidat från kolumnen Start – Kvalificering till Första intervju bokad. Olika e-postmeddelanden kan också triggas triggas med automatik när olika status uppdateras.
Med dessa Boards-tavlor (kanban-tavlor) får användaren ett grafiskt gränssnitt och en mycket tydlig och visuell överblick på alla kandidater och hur långt ni kommit i rekryteringsprocessen med respektive kandidat.
Filtrera fram rätt uppdrag
Boards-tavlan har en filtersektion längst upp till vänster som gör att det snabbt och enkelt går att filtrera fram kandidater till olika uppdrag: Mina uppdrag (där jag är säljare/rekryteringskonsult) eller ett specifikt uppdrag. Det går också att bygga helt egna filter som antingen är privata eller globala vilket gör att andra användare kan använda samma filter.
Kandidaten
På kortet finner ni uppgifter från kandidaten. Kortet har ett minimerat läge och ett maximerat läge för att se mindre eller mer information om själva uppdraget. Det är enkelt att växla mellan minimerat eller maximerat läge.
Minimerat kort/uppdrag
Maximerat kort/uppdrag
För att se all information om kandidaten går det att dubbelklicka på kortet. Då öppnas all information.
Ni som läst tidigare blogginlägg om modulen Personaluthyrning & Bemanningsföretag i NetSuite märker att arbetssättet runt uppdraget och arbetssättet runt rekryteringsprocessen i uppdraget är snarlika. Boards-tavlorna (kanban-tavlorna) skiljer sig åt där den ena Boards-tavlan har fokus på uppdraget och den här Boards-tavlan som här ovan beskrivs har fokus på rekryteringsprocessen i ett specifikt uppdrag.
E-post eller SMS
All kommunikation med en kandidat är givetvis väsentlig. Oavsett om det är massutskick till alla kandidater i rekryteringsprocessen eller ett enskilt e-postmeddelande till en kandidat. I NetSuite finns en inbyggd e-postserver för att sända e-postmeddelanden direkt från NetSuite. Meddelanden som skickas från NetSuite kommer att ha den avsändare som ni önskar. Dvs avsändande e-postadress kan enkelt styras i lösningarna.
Skickar ni e-postmeddelande från Office 365 eller Gmail kan dessa synkroniseras direkt ned i NetSuite med lösningar som vi kan tillhandahålla. All kommunikation till och från en kandidat ligger alltså synligt direkt på kandidatens kontaktkort oavsett om om meddelandet har skickats från NetSuite eller i ett externt mailprogram.
Direkt på kandidatens kort i Boards-tavlan över rekryteringsprocessen eller på kontaktkortet går det att öppna all kommunikation som skett med en kandidat.
All kommunikation som gått mellan er och kandidaten visas i kronologisk ordning.
SMS
SuiteCorner har i olika tidigare implementationer av NetSuite integrerat mot olika typer av SMS-tjänster. Om ni önskar att olika typer av SMS ska skickas till kandidater i olika steg av rekryteringsprocessen går det alltså att ordna. Detta är något som vi sätter upp ”case by case” då behoven brukar skilja sig åt en hel del mellan olika kunder.
Här kan ni läsa nästa blogginlägg om avtal i branschlösningen Personaluthyrning & Bemanningsföretag.
Här kan läsa mer om modulen och branschlösningen Personaluthyrning & Bemanningsföretag i NetSuite
/Rikard Burman Holmgren
CEO
