Avtal inom Personaluthyrning & Bemanningsföretag
Det här är tredje posten i en serie inlägg om branschlösningen Personaluthyrning & Bemanningsföretag i Oracle NetSuite.
Avtal / Kontrakt
Det här inlägget har fokus på de avtal och kontrakt som behöver upprättas med uppdragsgivare och berörd personal som hyrs ut i uppdragen. Avtalen som matas in i systemet är viktiga då de också ligger till grund för alla andra delar som berör det löpande arbetet i uppdragen. I tidigare blogginlägg kan ni läsa om hur själva uppdraget ser ut och hur ni hanterar det samt hur ni kan hantera hela rekryteringsprocessen i NetSuite.
Här nedan har vi redan hanterat rekryteringen och kommit fram till momentet där avtalet sätts upp i systemet.
Inloggning i NetSuite
När ni loggar in i NetSuite möts användaren av en dashboard där de viktigaste funktionerna finns samlade. En påminnelsefunktion längst upp till vänster på dashboarden ger snabb information om vilka avtal som löper ut det närmsta kvartalet. Ni kan ha avtal som eventuellt behöver förlängas och då får ni här hjälp av systemet att fånga upp vilka avtal det berör. Att mata in ett avtal kan göras av säljare eller annan administrativ personal. Ni bestämmer själva genom rollhanteringen i NetSuite vilka som ska ha access till avtalsfunktionerna.
Avtalslistan som visas nedan visar upp alla avtal i systemet. Listan kan enkelt filtreras och sorteras på ett liknande sätt som ett excelark. Det är således mycket lätt att hitta olika typer av avtal inom organisationen. Nyckeltal och grafer på dashboarden ger också en visuell överblick på lönsamheten hos olika avtal och säljare.
Avtalet
Formuläret som används när ett nytt avtal ska registreras kan enkelt modifieras. Fält och funktioner som ni inte använder kan släckas ned och eventuella nya fält som behövs för er verksamhet kan läggas till. Detta formulär som följer med lösningen är uppbyggt med fokus på personaluthyrning. En eller flera personer ska hyras ut i ett uppdrag. Samma formulär kan också användas av säljarna under pågående införsäljningar. Statusfältet anger också sannolikhet på affären/avtalet. När status sätts till ”Avtal signerat” blir sannolikheten automatiskt 100%. Funktionen runt sannolikhet möjliggör att ni kan hålla koll på prognoserna och ni får också en pipeline på avtalen. Hur stort värdet är på avtalen kan också mätas i viktade värden beroende på sannolikheten. Avtalet lagrar både viktade och beräknade totalvärden.
När avtalet uppnår status ”Avtal signerat” öppnas också en möjlighet att skapa ett Projekt direkt från avtalet. Systemet tar då med sig all information från avtalet och skapar med automatik upp ett helt färdigt projekt. I projektet sker sedan alla leveranser av timmar, utlägg och andra avgifter. I andra blogginlägg finns hela projekthanteringen beskriven. Vill ni läsa mer om hur projekten skapas upp kan ni läsa det här.
Avtalsraderna
På avtalsraderna finner ni all väsentlig information om resurserna, uppdragen, omfattningen, start- och slutdatum samt antal timmar, dagar eller månader. Systemet håller också koll på kalkylerade kostnader vilket gör att det är lätt att få fram avtalets totala lönsamhet. Det går att lägga till flera avtalsrader om det är flera olika resurser som ska arbeta på samma uppdrag. Ni kan givetvis hålla olika pris till kund om det är olika resurser på samma uppdrag.
Beträffande antalet timmar, dagar eller månader är det något som systemet räknar ut med automatik baserat på start- och slutdatum. Olika personer kan ha olika arbetskalendrar vilket uträkningar tar hänsyn till. Prisenheten anger därefter om debitering ska ske per timme, per dag eller per månad.
Alla uträkningar som finns på avtalet räknas ut med automatik vilket gör att det blir mycket användarvänligt att mata in avtalet.
Kontrakt
Ofta behöver avtalet signeras av uppdragsgivaren eller av resursen som kontrakteras. Ibland behöver alla parter signera. På avtalet finns en knapp som heter ”Skapa kontrakt”. Systemet sätter då samman ett PDF-dokument som tar uppgifter från avtalet och kombinerar det med löpande avtalstext som ni definierat i förväg. Med en knapptryckning tar systemet fram det kompletta avtalet.
Digital signering
NetSuite har under många år haft en färdig integration mot Docusign för elektronisk signering. Tusentals kunder världen över använder den lösningen och vi har också använt den framgångsrikt i Sverige under många år. För några år sedan hade Docusign 90% av den totala världsmarknaden när det gäller elektronisk signering. Med branschlösningen Bemanningsföretag och Personaluthyrning ser vi till att Docusign installeras och kan användas. Ni som kund behöver teckna ett avtal med Docusign för att använda deras signeringstjänst. Prismässigt står sig Docusign mycket bra i jämförelse med många andra mindre signeringstjänster som flödat över marknaden de senaste åren.
Med en knapptryckning på avtalet startas det digitala signeringsflödet i Docusign.
Första sidan är en sammanställning av avtalets totala kostnader. Givetvis anpassas alla utskrifter så att de följer er grafiska profil inkl logotyper mm.
Till det digitala signeringsflödet knyts även kontraktet som vi genererade i tidigare steg.
Utskicket till mottagarna sker från Docusign på ett säkert och robust sätt.
På avtalet i NetSuite går det sedan att följa händelseförloppet runt signeringen. På avtalet finns en underflik ”Docusign”. Här listas aktiviteterna upp runt signeringen.
Tack vare genomtänkta processer får ni en mycket smidig avtalshantering direkt i NetSuite. Den digitala signeringsdelen gör att ni också får en helt papperslös tillvaro. Att avtalet också hänger ihop med projektmodulen säkerställer att uppdragsgivarna debiteras med rätt taxor och att resurserna även ersätts korrekt. Om ni inte redan visste det har vi inbyggt stöd för sk. självfakturering. Om resurserna som hyrs ut i uppdragen arbetar från egna eller andra bolag kan vi skapa färdiga leverantörsfakturor med automatik när slutkunderna faktureras. En funktion som möjliggör att ni inte behöver sitta och vänta in fakturor från era underkonsulter. Ni skapar istället upp leverantörsfakturorna direkt i anslutning till er kundfakturering.
Här kan läsa mer om modulen och branschlösningen Personaluthyrning & Bemanningsföretag i NetSuite
/Rikard Burman Holmgren
CEO
