Hantering av uppdrag inom Personaluthyrning & Bemanningsföretag
Det här är första posten i en serie inlägg om branschlösningen Personaluthyrning & Bemanningsföretag i Oracle NetSuite.
Nya uppdrag
NetSuite innehåller omfattande CRM-lösningar som möjliggör en kraftfull hantering av alla säljrelaterade insatser. Alla delar runt själva säljinsatsen beskrivs inte i detta blogginlägg men om ni är intresserade av att veta hur ni på ett effektivt sätt kan hålla koll på Leads, Prospekts, Kunder, Kontakter, Affärsmöjligheter, Offerter, Uppgifter, Möten, E-post mm rekommenderar vi att ni besöker CRM Accelerate for NetSuite. Där kan ni läsa mer om de säljrelaterade stegen i NetSuite som leder till att ni får in ett uppdrag som ska tillsättas.
Det här inlägget har fokus på processen runt ett uppdrag där resurser/rekryter ska tillsättas. Ni har fått ett uppdrag av en kund som vill att ni hjälper dem att hitta en eller flera resurser. I andra blogginlägg kan ni sedan läsa om hur ni effektivt hanterar alla andra delprocesser som löper på i uppdragen. Allt från tidrapportering och utläggsredovisning på uppdragen/projekten till fakturering och självfakturering.
När ni loggar in i NetSuite möts användaren av en dashboard där de viktigaste funktionerna finns samlade. På dashboarden öppnas en sk Boards-tavla (en kanban-tavla) över Jobb/uppdrag. Här finner ni alla uppdrag som ni för närvarande arbetar med.
Varje kolumn i tavlan representerar en status på uppdraget och varje kort representerar ett uppdrag
Inkommande
Under kolumnen Inkommande finner ni uppdrag som är på gång. Ni arbetar med att fylla på uppdragen med information och de är ännu inte publicerade på er webb som ett ansökningsbart uppdrag.
Öppen för ansökan / Publicerad
Under kolumnen Öppen för ansökan / Publicerad finner ni uppdrag som är publicerade på er webb. Genom en integration mellan NetSuite och er webb kan ni enkelt styra vilken information om uppdragen som ska vara synliga och vilka kriterier som gäller för att ansöka. Här kan alltså alla användare som arbetar med uppdragen i er organisation hjälpa till med att publicera uppdraget mot er webb. Ni behöver inte gå omvägar via olika Content-Management-lösningar och krångliga webb-plattformar för att publicera informationen på er webb! Ni styr enkelt vilken information som ska publiceras och hur texterna ska vara formaterade. Mer detaljer beskrivs längre ned i detta inlägg.
Stängd för ansökan
Under kolumnen Stängd för ansökan finner ni uppdrag som stängts för ansökan men där ni ännu inte startat igång rekryteringsprocessen. Första steget i rekryteringsprocessen är att gå igenom alla kandidater och kvalificera vilka ni är intresserad av.
Rekrytering pågår
Under kolumnen rekrytering pågår finner ni uppdrag där rekryteringsprocessen pågår. Det rör sig om olika intervjuer och förhandlingar innan rätt resurser tillsätts.
Avtal på plats (senaste året)
Under kolumnen Avtal på plats finner ni alla uppdrag där alla avtal nu är signerade och uppdragen är påbörjade eller kommer att startas igång.
Drag-and-drop
Genom att dra ett uppdragskort från en kolumn till en annan kolumn så uppdateras automatiskt status. Här nedan flyttar jag ett kort från kolumnen Inkommande till Öppen för ansökan. När kortet släpps i kolumnen så triggas integrationen mot er webb och informationen om uppdraget publiceras på er webb med automatik.
Filtrera fram rätt uppdrag
Boards-tavlan har en filtersektion längst upp till vänster som gör att det snabbt och enkelt går att filtrera fram: Mina uppdrag (där jag är säljare/rekryteringskonsult), mitt teams uppdrag eller uppdrag inom någon särskild sektor eller roll. Det går också att bygga helt egna filter som antingen är privata eller globala vilket gör att andra användare kan använda samma filter.
Uppdraget
På kortet finner ni uppgifter från uppdraget. Kortet har ett minimerat läge och ett maximerat läge för att se mindre eller mer information om själva uppdraget. Det är enkelt att växla mellan minimerat eller maximerat läge.
Minimerat kort/uppdrag
Maximerat kort/uppdrag
För att se all information om uppdraget går det att dubbelklicka på kortet. Då öppnas all information.
Kandidater som söker tjänsten på webben knyts med automatik till uppdraget. Här sker kvalificeringen och för utvalda kandidater startar sedan rekryteringsprocessen.
Uppdragets fält ovan varierar mellan olika kunder vilket är helt naturligt då ni ofta arbetar i olika branscher. Det är mycket enkelt att släcka fält som inte ska användas eller lägga till nya fält i uppdragstabellen om ni har behov av andra fält som är unika för er verksamhet. Justeringar av det slaget är en av styrkorna med den flexibla plattformen som standardsystemet NetSuite erbjuder.
Uppdraget matas in av rekryteringskonsulter eller annan personal som arbetar med tillsättning av tjänster. Ni kan också enkelt bestämma vilka fält som ska vara tvingande vid inmatning eller redigering. Givetvis kan också kandidater manuellt läggas till uppdraget av personal som arbetar med rutinen. Det är inte ovanligt att olika typer av check-listor knyts in till uppdraget för att säkerställa att uppdraget blir komplett i alla hänseenden.
Kandidatdatabasen
Varje kandidat lagras i en kraftfull kontaktdatabas. Här nedan visar vi kontaktkortet för en kandidat.
Här är det också lika enkelt att justera lösningen med fält och inmatningsformulär. Dvs ni är med och bestämmer vilka fält som ska finnas i kontaktdatabasen över kandidater.
Mina sidor
Under årens lopp har SuiteCorner levererat många olika typer av lösningar för Mina sidor. Detta är en funktion där kandidaten själv kan administrera utvalda delar av sitt eget kontaktkort. Namn, adress, e-post, telefon, kunskapsområden, erfarenhet eller olika typer av dokument är vanliga områden som kandidaten själv ska kunna redigera. Många kunder har redan en befintlig funktion för Mina sidor och då kan vi integrera NetSuite mot den befintliga funktionen. Om ni inte har bra lösningar för Mina sidor kan vi hjälpa er med detta område.
Här kan ni läsa nästa blogginlägg där vi fördjupar oss i rekryteringsprocessen.
Där visar vi hur ni får hjälp av systemet att kommunicera med kandidaterna, boka in dem på intervjuer och slutligen välja en eller flera kandidater till uppdraget.
Här kan läsa mer om modulen och branschlösningen Personaluthyrning & Bemanningsföretag i NetSuite
/Rikard Burman Holmgren
CEO
