Vad tar mest tid från ekonomiavdelningen – egentligen?
Ekonomiavdelningen förväntas i dag bidra med betydligt mer än löpande redovisning och rapportering. Analyser, prognoser och strategiskt beslutsstöd har blivit en allt viktigare del av ekonomifunktionens arbete. Samtidigt tar manuella rutiner, avstämningar och administration fortfarande mycket tid. Vilka arbetsmoment är de största tidstjuvarna, och hur kan ni effektivisera ekonomiprocesserna?
Ekonomifunktionen har en central roll i verksamhetens utveckling. Förutom att säkerställa korrekt finansiell information behöver den bidra med insikter som hjälper ledningen att fatta välgrundade beslut.
Men när stora delar av arbetsdagen går åt till att samla in underlag, kontrollera siffror och hantera återkommande administrativa uppgifter blir det mindre tid över till analys och utveckling.
Det handlar inte alltid om brist på resurser. Ofta finns det möjligheter att arbeta mer effektivt genom tydligare processer, bättre informationsflöden och smartare användning av befintliga system.
Här går vi igenom fem vanliga tidstjuvar på ekonomiavdelningen och vad ni kan göra för att minska dem.
1. Manuell registrering och dubbelarbete
Manuell datainmatning är en återkommande del av arbetet på många ekonomiavdelningar. Det kan handla om leverantörsfakturor som registreras för hand, kunduppgifter som behöver uppdateras i flera system eller ekonomiska underlag som förs över mellan olika program.
Varje enskilt moment kanske bara tar några minuter, men när arbetsuppgifterna upprepas dagligen blir den sammanlagda tidsåtgången betydande.
Dessutom ökar risken för fel när samma information hanteras manuellt på flera ställen. Det kan i sin tur leda till ytterligare arbete med kontroller och korrigeringar.
Vad kan ni göra?
Börja med att identifiera vilka arbetsmoment som kräver återkommande manuell registrering. Finns informationen redan tillgänglig i ett annat system? Behöver samma uppgifter verkligen registreras flera gånger?
Genom att integrera system och automatisera återkommande arbetsflöden kan ni minska dubbelarbetet och samtidigt förbättra kvaliteten på informationen.
2. Avstämningar som tar onödigt lång tid
Avstämningar är en viktig del av ekonomiarbetet. De säkerställer att bokföringen är korrekt och att eventuella avvikelser upptäcks.
Men när uppgifter behöver hämtas från flera olika system och jämföras manuellt kan arbetet bli tidskrävande, särskilt i samband med månads- och årsbokslut.
Bankavstämningar, kund- och leverantörsreskontra samt interna transaktioner mellan bolag är exempel på områden där manuella moment kan skapa extra administration.
Om avvikelser upptäcks sent kan det dessutom krävas omfattande arbete för att identifiera orsaken.
Vad kan ni göra?
Se över vilka delar av avstämningsarbetet som kan standardiseras eller automatiseras.
Automatiserad matchning av transaktioner, tydliga rutiner och löpande hantering av avvikelser kan bidra till att minska arbetsbelastningen vid bokslut.
Genom att arbeta mer kontinuerligt med avstämningar kan ni också undvika att stora mängder arbete samlas vid månadens slut.
3. Rapportering som kräver manuella sammanställningar
Ekonomirapporter är avgörande för att följa verksamhetens resultat och fatta välgrundade beslut. Men rapporteringen kan bli en omfattande process om information behöver hämtas från flera olika system.
I vissa verksamheter exporteras data till Excel, bearbetas manuellt och sammanställs i separata rapporter. När siffrorna väl är färdiga kan en stor del av tiden som avsatts för analys redan ha gått åt.
Manuella sammanställningar gör det dessutom svårare att snabbt ta fram uppdaterade beslutsunderlag när ledningen behöver dem.
Vad kan ni göra?
Identifiera vilka rapporter som tas fram regelbundet och vilken information de bygger på.
Undersök om rapporterna kan skapas direkt i affärssystemet eller genom automatiserade rapporteringslösningar.
Med gemensamma datakällor, tydligt definierade nyckeltal och automatiserad rapportering kan ni minska administrationen och frigöra mer tid för att analysera resultaten.
4. Bristande informationsflöden mellan avdelningar
Ekonomiavdelningen är beroende av information från flera delar av verksamheten.
Försäljning, inköp, projektledning och andra funktioner behöver ofta bidra med underlag för fakturering, uppföljning och rapportering.
När informationen kommer in sent, är ofullständig eller behöver efterfrågas manuellt uppstår onödiga väntetider.
Det kan exempelvis handla om saknade fakturaunderlag, ej godkända inköp eller projektkostnader som inte har registrerats i tid.
Resultatet blir att ekonomiavdelningen behöver lägga tid på att följa upp information i stället för att arbeta med analys och ekonomisk uppföljning.
Vad kan ni göra?
Kartlägg hur information delas mellan olika avdelningar och identifiera var förseningar eller missförstånd uppstår.
Tydliga ansvarsområden, gemensamma arbetsflöden och automatiserade påminnelser kan bidra till att rätt information kommer in i rätt tid.
När verksamhetens processer är bättre sammanlänkade minskar också behovet av manuella kontroller och återkommande uppföljningar.
5. Återkommande frågor och informationsförfrågningar
Hur ser försäljningen ut den här månaden? Vilka fakturor är fortfarande obetalda? Hur utvecklas kostnaderna jämfört med budget?
Ekonomiavdelningen får ofta frågor från chefer och andra delar av verksamheten som behöver tillgång till aktuell ekonomisk information.
Att besvara dessa frågor är en naturlig del av ekonomifunktionens uppdrag. Men när varje förfrågan kräver en ny sammanställning kan det bli svårt att planera och prioritera arbetet.
Det kan också innebära att flera personer efterfrågar samma information vid olika tillfällen.
Vad kan ni göra?
Identifiera vilka frågor som återkommer och undersök om informationen kan göras mer tillgänglig för berörda medarbetare.
Med rollanpassade dashboards och standardiserade rapporter kan chefer och andra beslutsfattare själva följa relevanta nyckeltal.
Det minskar behovet av återkommande manuella sammanställningar och gör det enklare för verksamheten att arbeta utifrån aktuell information.
Hur kan ni frigöra mer tid för analys och utveckling?
Att effektivisera ekonomiprocesser handlar inte enbart om att spara tid. Det handlar också om att skapa bättre förutsättningar för ekonomifunktionen att bidra till verksamhetens utveckling.
När mindre tid behöver läggas på administration och manuella kontroller kan mer resurser användas till att analysera resultat, identifiera risker och ta fram prognoser.
För ekonomichefen innebär det större möjligheter att arbeta proaktivt och bidra med insikter som stödjer verksamhetens beslut.
Det behöver inte innebära att alla processer förändras samtidigt. Ofta är det mer effektivt att börja med de arbetsmoment som tar mest tid eller där risken för fel är störst.
Tre frågor kan hjälpa er att komma i gång:
- Vilka arbetsuppgifter tar mest tid varje månad?
- Vilka moment kräver mest manuell hantering?
- Var skulle automatisering eller bättre systemstöd göra störst skillnad?
Genom att identifiera dessa områden blir det lättare att prioritera förbättringar som skapar konkret nytta.
Rätt systemstöd skapar förutsättningar för effektivare ekonomiprocesser
Ett modernt affärssystem kan bidra till att samla ekonomisk information, automatisera återkommande arbetsmoment och förenkla rapporteringen.
När ekonomi, försäljning, inköp och andra delar av verksamheten arbetar med sammanhängande informationsflöden minskar behovet av dubbelregistrering och manuella kontroller.
Det kan också ge ekonomichefer bättre möjligheter att följa verksamhetens utveckling och fatta beslut utifrån aktuella uppgifter.
Samtidigt behöver effektivisering inte alltid innebära ett systembyte. I många fall finns det funktioner och möjligheter i befintliga affärssystem som ännu inte används fullt ut.
Det viktiga är att utgå från verksamhetens behov och identifiera var förbättringar kan skapa störst värde.
Hur kan Suitecorner hjälpa er?
På Suitecorner hjälper vi företag att effektivisera sina ekonomiprocesser med NetSuite.
Det kan handla om att automatisera manuella arbetsmoment, förbättra avstämningsrutiner, utveckla rapporteringen eller skapa bättre informationsflöden mellan olika delar av verksamheten.
Vi hjälper er att identifiera förbättringsmöjligheter och utveckla lösningar som passar era arbetssätt och behov.
Vill ni frigöra mer tid för analys och mindre tid för administration? Kontakta oss så ser vi tillsammans över möjligheterna att effektivisera era ekonomiprocesser.
