Välja nytt affärssystem? 7 saker att tänka på innan ni bestämmer er
Att välja ett nytt affärssystem är ett beslut som påverkar betydligt mer än företagets IT-miljö. Ekonomi, försäljning, rapportering och dagliga arbetsprocesser kan alla påverkas. Men hur vet ni vilket system som passar verksamheten, både idag och på längre sikt?
Kanske har det blivit svårare att få fram aktuella siffror, eller så kräver arbetsuppgifter som tidigare fungerade smidigt allt mer manuell hantering. Ibland är det också företagets tillväxt som gör att det befintliga affärssystemet inte längre räcker till.
Oavsett anledning finns det flera frågor som är värda att reda ut innan ni börjar jämföra olika lösningar.
1. Börja med att förstå varför ni behöver ett nytt affärssystem
Innan ni börjar undersöka olika leverantörer behöver ni förstå vad ni faktiskt vill förändra.
Är det svårt att få en samlad bild av företagets ekonomi? Tar rapporteringen för lång tid? Eller har verksamheten vuxit och fått behov som det nuvarande systemet inte längre kan hantera?
Försök att identifiera vilka problem som påverkar arbetet mest och vad ni vill uppnå med ett eventuellt systembyte. Det kan också vara värt att undersöka om problemen går att lösa inom det befintliga systemet.
Ett nytt affärssystem är inte alltid den enda lösningen. Men när de nuvarande arbetssätten börjar begränsa verksamheten kan det vara dags att se över alternativen. För att få en bra start kan det också vara värdefullt att känna till vanliga misstag vid byte av affärssystem och hur ni undviker dem.
2. Involvera fler än ekonomi- och IT-avdelningen
Ett affärssystem berör ofta flera delar av verksamheten. Därför är det viktigt att även involvera de medarbetare som använder systemet i sitt dagliga arbete.
Ekonomiavdelningen kanske behöver bättre möjligheter till rapportering och uppföljning, medan försäljningsavdelningen vill ha enklare tillgång till kund- och orderinformation. För lager och logistik kan behoven se helt annorlunda ut.
Genom att samla in perspektiv från olika avdelningar får ni en tydligare bild av vilka krav systemet behöver uppfylla.
Samtidigt blir det enklare att upptäcka arbetsprocesser som skulle kunna förbättras när informationen hanteras i en gemensam lösning.
3. Tänk på hur verksamheten kan förändras
Ett affärssystem ska inte bara fungera för företagets behov idag. Det behöver också kunna stödja verksamheten när förutsättningarna förändras.
Planerar ni att expandera till nya marknader, starta fler bolag eller utveckla nya affärsområden? Då kan det vara viktigt att undersöka hur systemet hanterar exempelvis flera valutor, bolag och rapporteringsbehov.
Även om dessa behov inte finns idag kan det vara klokt att ta hänsyn till dem i utvärderingen.
Målet är att välja en lösning som kan utvecklas tillsammans med verksamheten, utan att varje förändring kräver omfattande anpassningar.
4. Undersök hur systemet fungerar med era andra lösningar
Få företag arbetar i ett enda system. Ofta finns redan lösningar för exempelvis CRM, e-handel, lön eller andra delar av verksamheten.
Därför behöver ni undersöka hur ett nytt affärssystem kan integreras med de system ni vill behålla.
Vilken information behöver delas mellan systemen? Hur ofta behöver den uppdateras? Och vilka moment skulle kunna automatiseras?
Genom att kartlägga informationsflödena tidigt kan ni lättare bedöma vilka integrationer som behövs och undvika att manuellt dubbelarbete följer med in i den nya systemmiljön.
5. Se till hela kostnaden, inte bara licenspriset
När företag jämför affärssystem är det naturligt att titta på priset. Men licenskostnaden är bara en del av den totala investeringen.
Implementering, integrationer, dataöverföring, utbildning och eventuella anpassningar kan också påverka kostnaden. Därtill kommer behovet av support och vidareutveckling efter att systemet har tagits i drift.
Be därför leverantörerna att tydliggöra vad som ingår i deras erbjudanden och vilka kostnader som kan tillkomma.
Det ger bättre förutsättningar att jämföra alternativen utifrån den totala kostnaden över tid.
6. Be om en demonstration utifrån era egna arbetsprocesser
En systemdemonstration kan ge en bra första bild av funktionerna. Men för att förstå hur ett affärssystem skulle fungera i er verksamhet behöver ni också se hur det hanterar era egna behov.
Be gärna leverantören visa konkreta arbetsflöden som är viktiga för er. Det kan handla om hur en order blir en faktura, hur ekonomirapporter tas fram eller hur information delas mellan olika delar av verksamheten.
Passa också på att fråga vilka funktioner som ingår som standard och vilka som kräver ytterligare konfiguration eller anpassning.
På så sätt blir det lättare att jämföra lösningarna utifrån hur de faktiskt stödjer verksamhetens arbete. Vill ni fördjupa er ytterligare kan ni läsa mer om hur ni väljer rätt ERP-system och vilka faktorer som är viktiga i utvärderingen.
7. Välj en partner som förstår er verksamhet
När ni väljer affärssystem är det också viktigt att fundera över vem som ska hjälpa er att införa och utveckla lösningen.
En erfaren implementeringspartner kan bidra med kunskap om både tekniken och de affärsprocesser som systemet ska stödja.
Undersök därför vilken erfarenhet partnern har av företag med liknande behov, hur implementeringsarbetet går till och vilket stöd som finns efter driftsättningen.
Ett affärssystem behöver ofta utvecklas i takt med verksamheten. Därför kan ett långsiktigt samarbete vara minst lika viktigt som själva införandet. Det kan också vara bra att förstå hur en NetSuite-implementering går till och vilken roll partnern har genom processen.
Hur vet ni vilket affärssystem som passar bäst?
Det finns inget enskilt affärssystem som passar alla företag. Vilken lösning som är mest lämplig beror bland annat på verksamhetens storlek, bransch, processer och framtida behov.
Det viktigaste är därför att inte börja med att jämföra så många funktioner som möjligt, utan att först förstå vad systemet faktiskt ska hjälpa er att uppnå.
Med tydliga mål, en genomarbetad kravbild och rätt personer involverade blir det enklare att utvärdera alternativen och fatta ett välgrundat beslut.
Funderar ni på att byta affärssystem?
På Suitecorner hjälper vi företag att utvärdera sina behov och undersöka hur NetSuite kan stödja verksamhetens processer, både idag och på längre sikt.
Oavsett om ni precis har börjat fundera på ett nytt affärssystem eller redan jämför olika alternativ kan vi hjälpa er att reda ut frågorna och ta nästa steg.
Kontakta oss för ett första samtal om era behov.
