Avtal / Kontrakt inom CRM Accelerate & Project Accelerate for NetSuite

Avtal / Kontrakt i NetSuite

Det här inlägget har fokus på de avtal och kontrakt som behöver upprättas med era kunder. Hur ni kan hantera hela avtalsprocessen i NetSuite inkl. digital signering. Oavsett vad ni säljer behöver många gånger ett avtal finnas undertecknat och ni som leverantör behöver säkra upp att ni efterlever ingångna avtalsvillkor. Att säkra upp att priser blir korrekta eller rabatter ligger rätt kan ibland vara tidskrävande om inte systemet säkerställer detta åt er. I lösningarna som ingår i exempelvis Project Accelerate for NetSuite finns systemstöd som med full automatik skapar upp projekten utifrån avtalet. Projektet som sätts upp får då alla inställningar med automatik vilket leder till att ni vet att projektleveranserna och projektfaktureringen efterlever ingångna avtal.

Inloggning i NetSuite

När ni loggar in i NetSuite möts användaren av en dashboard där de viktigaste funktionerna finns samlade. En påminnelsefunktion längst upp till vänster på dashboarden ger snabb information om vilka avtal som löper ut det närmsta kvartalet. Ni kan ha avtal som eventuellt behöver förlängas och då får ni här hjälp av systemet att fånga upp vilka avtal det berör. Att mata in ett avtal kan göras av säljare eller annan administrativ personal. Ni bestämmer själva genom rollhanteringen i NetSuite vilka som ska ha access till avtalsfunktionerna.

Boards for NetSuite

Få överblick på era avtal / kontrakt med Boards for NetSuite by SuiteCorner (kanban). Varje kort på tavlan representerar ett avtal/kontrakt. Alla kontrakt är indelade i olika kolumner beroende på när avtalen löper ut. Första kolumnen visar alla avtal som inte har något fast avtalsslut. Andra och tredje kolumnen visar exempelvis alla avtal som löper ut inom 60 respektive 30 dagar. Avtal som snart löper ut behöver kanske omhändertas och förlängas. Det är då bra att snabbt få en visuell överblick på alla avtalen i boards-tavlan. Från varje kort går det att öppna avtalet eller direkt öppna kundkortet. Boards for NetSuite är en generell app vilket betyder att Boards kan användas på en mängd olika områden såsom CRM, Support, Service, Projekt mm. I andra inlägg beskriver vi hur Boards kan användas inom andra områden.

Språk

Alla lösningar som vi levererar med Oracle NetSuite kan köras på +20 olika språk! Olika användare kan ha olika språk inne i systemet. Bilder här nedan ligger i engelska men det går givetvis lika bra att köra fullt ut på svenska.

Föredrar man att lista alla avtalen i en vanlig lista går det givetvis bra. Avtalslistan som visas nedan listar alla avtal i systemet. Listan kan enkelt filtreras och sorteras på ett liknande sätt som ett excelark. Det är således mycket lätt att hitta olika typer av avtal inom organisationen. Nyckeltal och grafer på dashboarden ger också en visuell överblick på lönsamheten hos olika avtal och säljare.

Avtalet

Formuläret som används när ett nytt avtal ska registreras kan enkelt modifieras. Fält och funktioner som ni inte använder kan släckas ned och eventuella nya fält som behövs för er verksamhet kan läggas till. Avtalsfunktionen i NetSuite vilar i standardsystemets offertfunktion vilket möjliggör att även avtal som är på gång in kan vara en del av er pipeline som hanteras i CRM Accelerate for NetSuite.

Statusfältet anger också sannolikhet på affären/avtalet. När status sätts till ”Avtal signerat” blir sannolikheten automatiskt 100%. Funktionen runt sannolikhet möjliggör att ni kan hålla koll på prognoserna och ni får också en pipeline på avtalen. Hur stort värdet är på avtalen kan också mätas i viktade värden beroende på sannolikheten. Avtalet lagrar både viktade och beräknade totalvärden.

Alla fält som ligger på transaktionen huvud eller rader kan vara en del av avtalsdokumentet som ni tar ut från NetSuite.

I exemplet nedan är det en tjänst som säljs men här finns inga begränsningar i vad ni lägger in på avtalet. Det kan vara produkter, tjänster eller en kombination av dessa.

Avtalsraderna

På avtalsraderna finner ni all väsentlig information om produkterna, tjänsterna, resurserna, uppdragen, omfattningen, start- och slutdatum mm. Systemet håller också koll på kalkylerade kostnader vilket gör att det är lätt att få fram avtalets totala lönsamhet. Under införandet av denna lösning hjälper vi er att säkerställa att avtalsformulärets huvud och rader ger stöd för just er verksamhet oavsett om det är produkter eller tjänster som ni säljer. Har ni behov av olika avtalsformulär för olika delområden i er verksamhet är det inga problem att hantera det i NetSuite.

Alla uträkningar som finns på avtalet räknas ut med automatik vilket gör att det blir mycket användarvänligt att mata in avtalet.

SuiteProject

Om ni använder NetSuite för projekthantering finns nu unika möjligheter. När avtalet uppnår status ”Avtal signerat” öppnas också en möjlighet att skapa ett Projekt direkt från avtalet. Systemet tar då med sig all information från avtalet och skapar med automatik upp ett helt färdigt projekt. I projektet sker sedan alla leveranser av timmar, utlägg och andra avgifter. I andra blogginlägg finns hela projekthanteringen beskriven. Vill ni läsa mer om hur projekten skapas upp kan ni läsa det här.

Kontrakt

Ofta behöver avtalet signeras av både leverantören (ni) och er kund. Ibland behöver delar signeras av underleverantörer. På avtalet finns en knapp som heter ”Skapa kontrakt”. Systemet sätter då samman ett PDF-dokument som tar uppgifter från avtalet och kombinerar det med löpande avtalstext som ni definierat i förväg. Med en knapptryckning tar systemet fram det kompletta avtalet. Vi hjälper även till under införandeprojektet av avtalsfunktionen att sätta samman avtalsdokumentet så att det följer era behov och er grafiska profil. Med alla lösningar som levereras av SuiteCorner medföljer ett unikt tilllägg som heter Reporter for NetSuite. Med Reporter for NetSuite kan vi skapa alla tänkbara utskriftsdokument inom alla områden i NetSuite. Om ni är intresserade av att läsa mer om Reporter for NetSuite kan ni göra det här.

Digital signering

NetSuite har under många år haft en färdig integration mot Docusign för elektronisk signering. Tusentals kunder världen över använder den lösningen och vi har också använt den framgångsrikt i Sverige under många år. För några år sedan hade Docusign 90% av den totala världsmarknaden när det gäller elektronisk signering. Med branschlösningarna CRM Accelerate eller Project Accelerate for NetSuite kan vi säkerställa att Docusign installeras och kan användas. Ni som kund behöver teckna ett avtal med Docusign för att använda deras signeringstjänst. Prismässigt står sig Docusign mycket bra i jämförelse med många andra mindre signeringstjänster som flödat över marknaden de senaste åren.

Med en knapptryckning på avtalet startas det digitala signeringsflödet i Docusign.

Första sidan är en sammanställning av avtalets totala kostnader. Givetvis anpassas alla utskrifter så att de följer er grafiska profil inkl logotyper mm.

Till det digitala signeringsflödet knyts även kontraktet som vi genererade i tidigare steg.

Utskicket till mottagarna sker från Docusign på ett säkert och robust sätt.

På avtalet i NetSuite går det sedan att följa händelseförloppet runt signeringen. På avtalet finns en underflik ”Docusign”. Här listas aktiviteterna upp runt signeringen.

Tack vare genomtänkta processer får ni en mycket smidig avtalshantering direkt i NetSuite. Den digitala signeringsdelen gör att ni också får en helt papperslös tillvaro. Att avtalet också hänger ihop med säljorder eller projektmodulen säkerställer att kunderna debiteras med rätt taxor och att ni efterlever ingångna avtalsvillkor.

Här kan ni läsa tidigare blogginlägg om CRM, Projekt eller andra lösningar i NetSuite.

/Rikard Burman Holmgren
CEO