Project Accelerate for NetSuite – Skapa projekt och olika projekttyper

Det här är första blogginlägget i en serie inlägg som handlar om hur man arbetar med NetSuite Project Management och hur man hanterar vissa utmaningar som kan finnas.

Första inlägget här nedan har fokus på att skapa projekt och vilken typ av projekt som lämpar sig bäst i olika sammanhang. Nästa inlägg handlar om Project Accelerate Invoice Workbench och hur fakturering kan hanteras på ett optimalt sätt runt komplexa projekt.

Skapa Projekt

Att skapa upp själva projekten kan faktiskt vara en av de största utmaningarna, särskilt om ni arbetar i en större organisation med många projektledare. Bara att förstå hur alla delar i projektmodulen fungerar och sedan applicera detta gentemot verksamhetens krav är i sig en stor utmaning. Om det dessutom är många personer som ska lära sig detta och därefter följa bolagets och systemets rekommendationer ökar utmaningen.

SuiteCorner har lagt stort fokus på detta område runt uppskapande av projekt. Standardsystemets projektmallar är en utmärkt startpunkt men hur tar en användare en komplex försäljningstransaktion till ett projekt, färdigt att börja, använda utan att behöva förstå alla delar i projektmodulen? I SuiteCorners vertikal Project Accelerate for NetSuite finns en funktion som heter Skapa Projekt. Funktionen kan appliceras på både offerter och order. Med viss konfigurering säkerställer vi att försäljningstransaktionen (offert eller order) håller nödvändig information för att därefter kunna skapa upp ett helt färdigt projekt. Ett projekt som direkt, efter en knapptryckning på transaktionen, är färdigt att börja använda i verksamheten.

Det här betyder att säljare, utan större kunskap om själva projektmodulen, själva kan skapa upp ett projekt i samband med att affärerna stängs. Givetvis kan ni själva bestämma vilka roller som ska inneha denna rättighet i systemet att skapa upp projekt. När projektet väl är på plats kan givetvis projektledare komma in i bilden och komplettera projektet med resursallokeringar, budget (WBS) eller andra tillkommande detaljer. Inom SuiteCorners vertikal Project Accelerate for NetSuite finns också funktioner som underlättar uppskapande av just resursallokeringar och budget.

Typ av Projekt

Vilken typ av projekt ska man använda sig av är en fråga som många ställer sig. Löpande räkning, fakturering efter milstolpar eller fastpris med fasta datum för fakturering. Verkligheten är många gånger komplex och kräver att man använder en kombination av olika villkor och regler. Om leveranserna genom projektet ska styra vad och hur det ska faktureras behöver man tänka till ordentligt i förväg. NetSuite Project Management har länge haft stöd för löpande räkning eller fakturering via milstolpar. För ett antal år sedan lanserade NetSuite  stöd för sk. avgiftsbaserade projekt och just denna typ skapar överlägset störst flexibilitet runt olika krav på fakturering. Den här typen av avgiftsbaserade projekt är så effektiv att vi på SuiteCorner numera alltid rekommenderar den typen för alla typer av projekt. Oavsett om det är det enklast tänkbara projektupplägget med löpande räkning eller en komplex bild med en blandning av olika regler och villkor så rekommenderar vi att man alltid använder avgiftbaserade projekt. Ni får då endast en projekttyp att hålla koll på och den hanterar också alla tänkbara varianter och upplägg. Projektets avgiftsposter genereras automatiskt upp av standardsystemet vilket också minimerar risken att ni missar att fakturera något som överenskommits. Det har funnits en del kritik mot avgiftsbaserade projekt då vissa användare anser att det funnits för många konfigurationsmöjligheter och därmed också blivit svårt för ovana användare att få inblick och överblick på vad som faktiskt gäller ett specifikt projekt. I SuiteCorners vertikal Project Accelerate och i funktionen Skapa Projekt, som vi nämnt ovan, säkerställer vi att uppsättningarna i det avgiftsbaserade projektet får alla inställningar korrekt i projektet. Utöver projektet och dess projektaktiviteter kan funktionen sätta regler runt tid, utlägg, prislistor mm så att man som användare inte behöver gå in och ändra något i projektinställningarna efter att projektet är uppskapat. Funktionen Skapa Projekt är mycket uppskattad och den sparar massor av tid för användarna och organisationen.

Läs gärna kommande blogginlägg som har fokus på Project Accelerate Invoice Workbench. Där beskriver vi hur man som användare får full koll på faktureringsprocesserna. Dessutom finns unika godkännandeflöden gentemot externa användare (som inte är NetSuite-användare) där det erbjuds möjlighet mot slutkunderna att involvera dem i godkännanden innan ni skapar upp fakturorna.

Klicka här om du vill läsa nästa inlägg om Invoice Workbench 

Klicka här om du vill läsa mer om Project Accelerate for NetSuite

Vill du istället boka ett möte direkt med SuiteCorner kan du göra det här

/Rikard Burman Holmgren
CEO SuiteCorner Solutions