5 utmaningar som bromsar en effektiv eventhantering
Att planera och genomföra ett företagsevent handlar sällan om en enskild aktivitet. Bakom varje konferens, utbildning eller kundevent finns en rad processer som behöver fungera tillsammans, från anmälningar och kommunikation till ekonomi och uppföljning.
Många företag har redan digitala verktyg för delar av arbetet. CRM-system, affärssystem, e-postplattformar och anmälningsverktyg används dagligen. Trots det upplever många att eventadministrationen tar mer tid än den borde.
Utmaningen är sällan att det saknas system. Oftast handlar det om att information finns på flera olika platser och att processerna inte hänger ihop.
I den här artikeln går vi igenom fem vanliga utmaningar inom eventhantering och hur ni kan skapa ett effektivare arbetssätt.
1. Informationen finns i flera olika system
Ett vanligt scenario är att deltagarna registrerar sig i ett system, kundinformationen finns i CRM, faktureringen hanteras i affärssystemet och kommunikationen skickas från en e-postplattform.
Varje system fyller sin funktion, men när information behöver uppdateras på flera ställen ökar risken för dubbelarbete och manuella fel.
Det kan till exempel innebära att:
- deltagarlistor exporteras mellan syste
- kunduppgifter behöver uppdateras manuellt
- olika avdelningar arbetar med olika versioner av samma information
Ju fler event ni arrangerar, desto mer tid går åt till administration istället för planering och utveckling.
Läs gärna vår guide om hur ni planerar ett företagsevent för fler tips om hur ni skapar en tydlig process redan från början.
2. Deltagarhanteringen blir mer komplex än väntat
Att ta emot anmälningar är ofta den enklaste delen. Den verkliga utmaningen börjar när förändringar uppstår.
Deltagare avbokar, byter kollega, behöver specialkost eller vill ändra sina kontaktuppgifter. Samtidigt ska väntelistor hållas uppdaterade och rätt information skickas till rätt personer.
När allt detta hanteras manuellt blir även små förändringar tidskrävande.
En strukturerad process för deltagarhantering gör det enklare att hålla informationen uppdaterad och minskar risken för missförstånd.
3. Kommunikationen blir svår att hålla ihop
Inför ett event skickas ofta flera olika typer av kommunikation:
- inbjudningar
- bekräftelser
- påminnelser
- praktisk information
- ändringar
- tackmejl
- utvärderingar
Om olika personer ansvarar för olika delar finns en risk att kommunikationen blir ojämn eller att viktig information missas.
Genom att planera kommunikationen i förväg och samla den i ett gemensamt arbetssätt blir det enklare att skapa en enhetlig upplevelse för deltagarna.
4. Uppföljningen ger inte hela bilden
När eventet är avslutat vill många veta om målen uppnåddes.
- Hur många deltog?
- Vilka aktiviteter uppskattades mest?
- Hur många nya affärsmöjligheter skapades?
- Vilka kunder deltog i flera event?
Om informationen finns utspridd i flera system blir det ofta svårt att få en samlad bild av resultatet.
Det gör också att värdefulla insikter riskerar att gå förlorade inför nästa event.
5. Det är svårt att få en helhetsbild
Den kanske största utmaningen är att se hela eventprocessen.
När planering, deltagare, kommunikation, ekonomi och uppföljning hanteras var för sig blir det svårare att fatta välgrundade beslut och skapa effektiva arbetsflöden.
Många organisationer behöver egentligen inte fler funktioner. De behöver ett arbetssätt där informationen hänger ihop och är tillgänglig för alla som arbetar med eventen.
Om ni funderar på hur ett modernt eventsystem kan bidra till ett mer sammanhållet arbetssätt kan ni läsa vår guide om vad ett eventsystem är.
Hur skapar man en mer effektiv eventhantering?
Det finns ingen lösning som passar alla organisationer. Däremot finns några gemensamma arbetssätt som ofta gör stor skillnad.
Börja med att:
- kartlägga hela eventprocessen
- identifiera manuella arbetsmoment
- se över hur information delas mellan olika system
- skapa tydliga rutiner för deltagarhantering och kommunikation
- följa upp resultat efter varje event
Små förbättringar i processerna kan över tid spara mycket tid och ge en bättre upplevelse för både arrangörer och deltagare.
Effektiv eventhantering handlar om mer än fler system
När eventverksamheten växer handlar utmaningen sällan om att införa ännu ett verktyg. Ofta handlar det om att få befintliga processer att fungera bättre tillsammans.
Med Event Success för NetSuite kan företag samla planering, deltagarhantering, kommunikation och uppföljning i samma plattform som övriga affärsprocesser. Det ger bättre överblick, minskar manuellt arbete och skapar ett mer effektivt arbetssätt.
Läs mer om Event Success och hur lösningen kan hjälpa er att effektivisera er eventhantering.
