Vad är eventhantering?
Eventhantering är processen att planera, administrera, genomföra och följa upp ett event. Den omfattar allt från den första planeringen till deltagarhantering, kommunikation och utvärdering. Med rätt arbetssätt blir det enklare att skapa välorganiserade event och samtidigt minska den administrativa belastningen.
Bakom varje lyckad konferens, utbildning, mässa eller kundträff finns betydligt mer arbete än vad deltagarna ser. Lokaler ska bokas, deltagare registreras, kommunikation skickas ut, betalningar hanteras och resultat följas upp. När allt fungerar märks det knappt. När något missas blir konsekvenserna däremot snabbt tydliga.
För många företag och organisationer blir event en återkommande del av verksamheten. Då räcker det sällan med kalkylblad, mejltrådar och manuella rutiner. Struktur och tydliga processer blir avgörande för att spara tid och skapa en bättre upplevelse för både arrangörer och deltagare.
Om du vill få en bättre förståelse för vilka digitala verktyg som kan stödja arbetet kan du även läsa vår guide om vad ett eventsystem är.
Varför är eventhantering viktigt?
Event är ofta en viktig del av hur företag och organisationer bygger relationer, delar kunskap och skapar affärsmöjligheter. Det kan handla om allt från interna utbildningar och användardagar till kundevent, seminarier och större konferenser.
Samtidigt ökar komplexiteten i takt med att antalet deltagare, event eller involverade personer blir fler. Det som fungerar för ett mindre event kan snabbt bli svårt att hantera när verksamheten växer.
En genomtänkt eventhantering handlar därför inte bara om att genomföra ett lyckat event. Den handlar också om att skapa effektiva arbetsflöden, minska administrationen och ge organisationen bättre kontroll över hela processen.
Vanliga utmaningar inom eventhantering
Många organisationer känner igen sig i samma utmaningar. Ofta handlar det inte om att eventen är för många, utan om att arbetssätten har vuxit fram över tid och blivit allt mer svåröverskådliga.
Informationen finns i flera olika system
Det är vanligt att deltagarlistor hanteras i ett kalkylblad, anmälningar kommer in via ett formulär, kommunikationen sker via e-post och faktureringen hanteras i ett ekonomisystem. När informationen är utspridd blir det svårt att få en samlad bild och risken för fel ökar.
Administrationen tar mer tid än själva planeringen
Att registrera deltagare, skicka bekräftelser, hantera avbokningar, specialkost och ändringar kan ta betydligt mer tid än många förväntar sig. Ju fler event ni arrangerar, desto större blir den administrativa belastningen.
Det är svårt att få en tydlig överblick
Hur många är anmälda? Vilka har betalat? Finns det lediga platser kvar? När informationen finns på flera olika ställen blir även enkla frågor tidskrävande att besvara.
Uppföljningen blir lidande
Efter ett genomfört event vill många utvärdera resultatet. Hur många deltog? Vilka event skapade störst intresse? Hur såg intäkterna ut? Om informationen behöver sammanställas manuellt blir uppföljningen både långsam och osäker.
Vad ingår i eventhantering?
Även om alla event ser olika ut följer de flesta samma övergripande process. Genom att strukturera arbetet blir det enklare att planera, genomföra och utveckla framtida event.
Planering
Arbetet börjar med att definiera syfte, målgrupp, budget, datum och innehåll. En tydlig plan skapar bättre förutsättningar för resten av projektet.
Deltagarhantering
Registrering, deltagarlistor, närvaro och praktisk information behöver vara enkel att administrera. För många organisationer är detta den mest tidskrävande delen av hela processen.
Kommunikation
Inbjudningar, bekräftelser, påminnelser och information inför eventet behöver skickas vid rätt tidpunkt. Efter genomfört event följer många upp med utvärderingar eller delar presentationer och annat material.
Administration
Lokaler, resurser, betalningar och fakturering är exempel på administrativa moment som behöver fungera smidigt för att eventet ska bli lyckat.
Uppföljning
Genom att analysera deltagande, ekonomi och feedback blir det enklare att förbättra kommande event och fatta mer välgrundade beslut.
Hur kan digital eventhantering förenkla arbetet?
När eventhanteringen digitaliseras samlas information och arbetsflöden i ett gemensamt system. Det innebär att samma information inte behöver registreras flera gånger och att olika delar av organisationen kan arbeta med samma uppdaterade data.
Det kan bland annat bidra till att:
- minska manuellt arbete
- effektivisera administrationen
- förbättra kommunikationen med deltagare
- ge bättre överblick över event och deltagare
- förenkla uppföljning och rapportering
För organisationer som redan använder ett affärssystem kan det dessutom vara en fördel att samla eventhanteringen i samma plattform. Om du vill veta mer om hur ett affärssystem kan stödja olika verksamhetsprocesser kan du läsa mer om NetSuite. (Intern länk.)
Vad är skillnaden mellan eventhantering och ett eventsystem?
Det är lätt att blanda ihop begreppen, men de beskriver två olika saker.
Eventhantering är själva arbetsprocessen, från planering till uppföljning.
Ett eventsystem är verktyget som stödjer den processen.
Om ni står inför att investera i en ny lösning kan det därför vara värdefullt att först förstå verksamhetens behov och därefter utvärdera olika system. I vår guide om hur du väljer rätt eventsystem går vi igenom vad du bör tänka på inför ett sådant beslut.
Event Success för NetSuite
För företag och organisationer som använder NetSuite erbjuder SuiteCorner Event Success, en lösning som samlar planering, deltagarhantering, kommunikation och uppföljning i samma plattform som övriga affärsprocesser.
Genom att samla informationen på ett ställe blir det enklare att arbeta strukturerat, minska administrationen och skapa bättre överblick över hela eventprocessen.
Läs mer om Event Success och hur lösningen kan stödja er eventhantering. (Intern länk.)
Vanliga frågor om eventhantering
Vad innebär eventhantering?
Eventhantering är processen att planera, administrera, genomföra och följa upp ett event. Den omfattar bland annat planering, deltagarhantering, kommunikation, administration och utvärdering.
Vad är skillnaden mellan eventhantering och eventadministration?
Eventadministration är en del av eventhanteringen och fokuserar på de administrativa uppgifterna, exempelvis registrering, deltagarlistor och fakturering. Eventhantering omfattar hela processen från planering till uppföljning.
Behöver man ett eventsystem för att arbeta med eventhantering?
Nej. Mindre event kan ofta hanteras manuellt. När verksamheten växer eller antalet event blir fler väljer många organisationer ett eventsystem för att effektivisera arbetet och minska den manuella administrationen.
Vill ni effektivisera er eventhantering?
En välfungerande eventhantering handlar om mer än att genomföra lyckade event. Den skapar också bättre arbetsflöden, minskar administrationen och ger organisationen bättre kontroll över hela processen.
Med Event Success hjälper SuiteCorner företag och organisationer att samla eventhanteringen i NetSuite och skapa ett mer effektivt arbetssätt.
