Den kompletta guiden till att planera ett företagsevent
Ett lyckat företagsevent handlar om betydligt mer än att boka en lokal och skicka ut en inbjudan. Oavsett om ni planerar ett kundevent, en konferens, ett seminarium eller en utbildning finns det många detaljer som behöver falla på plats.
Ju tidigare ni börjar planera och ju bättre struktur ni har genom hela processen, desto större är chansen att skapa ett event som uppskattas av deltagarna och samtidigt blir effektivt att administrera.
En viktig del av planeringen är att skapa en tydlig process för allt som händer före, under och efter eventet. Om du vill fördjupa dig i själva arbetsprocessen kan du läsa vår guide om vad eventhantering är.
I den här guiden går vi igenom hur ni planerar ett företagsevent steg för steg, vilka vanliga misstag som är enkla att undvika och hur ni skapar ett event som ger resultat, både för deltagarna och för verksamheten.
Börja med ett tydligt syfte
Innan ni bokar lokal eller skickar den första inbjudan behöver ni veta varför ni arrangerar eventet. Ett tydligt syfte hjälper er att fatta rätt beslut genom hela planeringen.
Fundera över frågor som:
- Vad vill vi uppnå?
- Vilken målgrupp vill vi nå?
- Hur ska vi mäta om eventet blev lyckat?
Syftet kan till exempel vara att:
- skapa nya affärsmöjligheter
- stärka relationen med befintliga kunder
- utbilda kunder eller partners
- lansera en ny produkt eller tjänst
- skapa nätverk mellan deltagare
- stärka det interna samarbetet
När målet är tydligt blir det också enklare att planera innehåll, kommunikation och uppföljning.
Lär känna målgruppen
Ett event blir sällan bättre än hur väl det är anpassat efter deltagarna.
Ett kundevent ställer helt andra krav än en intern utbildning eller ett medlemsmöte. Därför är det viktigt att tidigt fundera över vilka ni vill bjuda in och vad de förväntar sig av dagen.
Tänk bland annat på:
- deltagarnas kunskapsnivå
- vilka frågor de vill ha svar på
- hur lång tid de kan avsätta
- om de deltar på plats eller digitalt
När målgruppen är tydlig blir det enklare att skapa ett program som känns relevant och engagerande.
Sätt en realistisk budget
Budgeten påverkar nästan varje beslut under planeringen. Därför är det klokt att skapa en budget redan från början och lämna utrymme för oförutsedda kostnader.
Vanliga kostnader är:
- lokal
- mat och dryck
- teknik
- talare
- marknadsföring
- personal
- fotografering eller film
- tryckt material
- skyltning
En genomarbetad budget gör det enklare att prioritera rätt och minskar risken för överraskningar längre fram.
Välj rätt datum och lokal
Tidpunkten kan ha stor påverkan på deltagandet. Kontrollera därför att datumet inte krockar med större branschevent, lov eller semestrar.
När ni väljer lokal är det också viktigt att tänka på mer än bara storleken.
Fundera exempelvis på:
- hur lätt lokalen är att ta sig till
- parkeringsmöjligheter
- teknisk utrustning
- tillgänglighet
- grupprum och mingelytor
Lokalen sätter tonen för hela eventet och påverkar deltagarnas upplevelse mer än många tror.
Gör det enkelt att anmäla sig
En smidig anmälningsprocess är ofta avgörande för hur många som faktiskt väljer att delta.
Om anmälan är krånglig eller tar för lång tid ökar risken att personer avbryter innan de har registrerat sig.
Fundera därför på:
- Är formuläret enkelt att fylla i?
- Får deltagaren en bekräftelse direkt?
- Kan deltagaren ändra sin anmälan vid behov?
- Är det enkelt att hantera väntelistor?
För mindre event kan ett enkelt formulär vara tillräckligt. När antalet deltagare eller event ökar kan det däremot vara värt att se över vilka funktioner ett modernt eventsystem erbjuder. Läs gärna vår guide om vad ett eventsystem är om du vill veta mer om hur ett system kan förenkla hela processen.
Kommunicera före, under och efter eventet
Kommunikationen börjar långt innan eventdagen.
En tydlig och genomtänkt kommunikation skapar trygghet hos deltagarna och minskar antalet frågor till arrangören.
Det kan handla om att skicka:
- inbjudningar
- bokningsbekräftelser
- praktisk information
- påminnelser
- ändringar i programmet
- tackmejl
- utvärderingar
Genom att planera kommunikationen i förväg säkerställer ni att rätt information når rätt personer vid rätt tidpunkt.
Planera genomförandet i detalj
När eventdagen är här ska ni kunna fokusera på deltagarna, inte på att lösa problem.
Därför är det bra att skapa en tydlig körplan där varje aktivitet har en ansvarig person.
Se till att planera:
- registrering
- tekniktest
- talare
- pauser
- måltider
- ansvarsfördelning
- kontaktpersoner
- reservplan om något oväntat inträffar
Ju bättre förberedda ni är, desto lugnare blir själva genomförandet.
Glöm inte uppföljningen
Många lägger all energi på planeringen men missar den del som ofta ger mest värde på sikt.
Efter eventet finns en möjlighet att samla in insikter som hjälper er att utveckla framtida arrangemang.
Exempel på frågor att följa upp:
- Hur många deltog?
- Hur såg närvaron ut?
- Vad tyckte deltagarna?
- Vilka sessioner var mest uppskattade?
- Ledde eventet till nya affärer eller medlemskap?
Genom att analysera resultatet blir varje event ett bättre underlag inför nästa.
Vanliga misstag när företag planerar event
Även erfarna arrangörer stöter ibland på samma utmaningar.
Man börjar planera för sent
Ju senare planeringen börjar, desto svårare blir det att hitta rätt lokal, talare och datum.
Målen är otydliga
Om syftet inte är tydligt blir det svårt att veta om eventet faktiskt blev lyckat.
För mycket administration
Många organisationer arbetar fortfarande med flera olika kalkylblad, mejltrådar och manuella rutiner. Det fungerar ofta till en början men blir snabbt svårt att hantera när verksamheten växer.
Om ni funderar på att digitalisera processen kan ni läsa vår guide om hur ni väljer rätt eventsystem.
Uppföljningen prioriteras bort
När eventet är över börjar egentligen nästa viktiga steg. Genom att följa upp resultat och deltagarnas feedback blir det enklare att utveckla framtida event.
Checklista för att planera ett företagsevent
✓ Definiera syftet.
✓ Identifiera målgruppen.
✓ Sätt en budget.
✓ Boka datum och lokal.
✓ Skapa en enkel anmälningsprocess.
✓ Planera kommunikationen.
✓ Säkerställ ansvarsfördelningen.
✓ Genomför eventet.
✓ Följ upp resultatet.
Vill ni effektivisera planeringen av era företagsevent?
När antalet event växer blir det allt svårare att hålla ihop deltagare, kommunikation och administration i separata verktyg. Genom att samla hela processen i ett gemensamt system blir det enklare att skapa struktur, spara tid och få bättre kontroll över varje event.
Med Event Success för NetSuite hjälper SuiteCorner företag och organisationer att hantera hela eventprocessen, från planering och anmälan till deltagarhantering, kommunikation och uppföljning.
Läs mer om Event Success eller boka en demo för att se hur lösningen kan effektivisera era företagsevent.
