Så planerar du en effektiv workshop – steg för steg
Handuppräckning – vem har någon gång suttit i en workshop och undrat: ”Vad är egentligen syftet med det här, varför är jag inbjuden och när är mötet slut så att jag kan jobba klart med det som är viktigt på riktigt?”
Om du räckte upp handen är det förmodligen så att någon har glömt att klargöra några av de mest avgörande faktorerna inför workshopen.
För så här är det: för att kunna nyttja tiden maximalt under själva workshopen behöver man på förhand lägga ner tid på att klargöra tydliga syften, mål och förväntade resultat.
Att börja kan vara enkelt – men att börja effektivt är svårare och kräver planering och detaljering. Det är här grunden för en effektiv workshop skapas.
Vad är viktigast för att få till en bra workshop?
Avgörande faktorer enligt vår erfarenhet är:
-
Vilka som kommer
-
Vilka ämnen som tas upp
-
Hur länge varje ämne får ta plats
Utan rätt personer på plats blir det aldrig en bra workshop.
Hur ser man då till att rätt personer bjuds in när man ska planera en workshop? Svaret är: genom att ta fram en intressentanalys inför projektets start samt en kommunikationsplan för att skapa en gemensam syn på varför workshop och andra typer av möten genomförs och hur de är tänkta att fungera.
Nedan beskriver vi hur detta kan gå till.
Intressentanalys (övning ca 60 minuter)
Samlas i helgrupp och prata igenom:
Vilka intressenter påverkar
-
Börja med att identifiera intressentgrupperingar (ca 10 minuter).
-
Lägg därefter tid på att hitta individer inom dessa grupperingar (ca 10 minuter).
Vilka intressenter påverkas
-
Gör om proceduren beskriven ovan.
Se till att alla i projektet blir varse om vilka intressenter som finns inom projektet, och skriv ner deras namn, mejladresser och telefonnummer.
En genomförd intressentanalys skapar bättre förutsättningar för att leda en workshop effektivt och säkerställer att rätt kompetens finns representerad.
Kommunikationsplan (övning ca 30 minuter)
Efter intressentanalysen behöver ni ta fram en kommunikationsplan. Syftet är att skapa tydlighet kring varför workshopen genomförs, hur den ska fungera och vad som förväntas av deltagarna.
Kommunikationsplan – exempel
| Mötestitel | Agenda | Datum | Tid | Varaktighet | Ansvarig | Intressentgrupp / Deltagare |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Kickoffmöte | Projektplan Aktiviteter Tidplan Resurstillgänglighet Prioriteringar inom projektetNästa steg |
|||||
| Workshop 1 | Områden att arbeta med: Grunduppsättning – vilka funktioner behöver sättas uppUppgifter under workshopen: Arbeta med frågorna i frågebatteriet som skickats ut på förhandMålet är att: Specificera processrelaterade områden i NetSuite inför grunduppsättningen och konfigurationen |
Happy workshoping 😊
/Caroline Hallén, Verksamhetskonsult projektbaserade verksamheter på Suitecorner
