Project Accelerate for NetSuite – Faktureringsapplikationen

I tidigare inlägg har vi pratat om hur man kan förenkla processen runt Skapa Projekt och vi tog också upp fördelarna med avgiftsbaserade projekt (Charge Based Projects).

Det här inlägget har fokus på en applikation som heter Invoice Workbench. Den är en del av SuiteCorners vertikal Project Accelerate for NetSuite.

Project Accelerate Invoice Workbench

Standardsystemet NetSuite genererar regelbundet upp s.k. avgifter som ska faktureras kund. Projektens konfiguration styr vilka avgifter som genereras upp. I projekten kan det finnas leveranser av timmar, utlägg, uppnådda milstolpar, fasta priser som ska faktureras vid fasta datum eller leverantörsfakturor som ska vidarefaktureras mot kund. För varje ingående komponent som ska faktureras så skapar NetSuite med automatik en avgiftspost. Som ni förstår kan det alltså komma att bli många avgiftsposter som ska faktureras i varje projekt.

SuiteCorner har utvecklat en applikation i NetSuite som heter Invoice Workbench. Applikationen ingår i vertikalen Project Accelerate for NetSuite. Med denna applikation från SuiteCorner följer en mängd olika funktioner som förenklar hela faktureringsprocessen. Här nedan beskriver vi de olika funktionerna.

Sammanfattning  

I sammanfattningen får man som användare en optimal överblick på vad som redan fakturerats och vad som ligger färdigt för fakturering. Sammanfattningen ligger mot entiteten kund vilket gör att man snabbt ser totaler för respektive kund. En bra funktion om det finns många pågående projekt mot samma kund. Genom ”drill down” går det även bra att se vad som ligger klart för fakturering för respektive projekt.

Justera debiteringar

Här finns möjlighet att justera ingående avgifter som ska faktureras. Genom filtersektionen i övre kant filtrerar ni fram respektive projekt. Vill man exempelvis pausa alla avgifter som ska faktureras går det enkelt att markera alla poster och massupdatera debiteringssteget. Vill man justera anteckningen från ingående tidrapporter eller antal och belopp går det bra att göra här direkt i listan. Bara att ställa sig i fältet man vill ändra och sedan skriva in den nya texten eller värdet. Just att man kan justera avgifterna utan att man påverkar underliggande tidrapporter eller utläggsrapporter är en annan fördel med avgiftsbaserade projekt.

Starta debiteringsgodkännande

Om ni har önskemål om att låta externa användare (som inte är NetSuite-användare) godkänna underlag som ska faktureras kan denna del i applikationen användas. Vanligtvis kan det vara en person hos slutkunden som ska godkänna ett underlag innan det faktureras.

Applikationen samlar här ihop alla avgiftsposter som ligger i vänteläge på att bli fakturerade. När man klickar på Skicka Godkännande så sammanställer applikationen ett e-postmeddelande som skickas till den personen som ska godkänna. Meddelande innehåller en länk till en webbsida där personen kan godkänna eller neka debiteringsunderlaget.

Webbsidan öppnas där godkännandet sker

När underlaget godkänns eller nekas så uppdateras alla ingående avgiftsposter med automatik och sätts till rätt status. Antingen klara att fakturera eller spärrade för fakturering om underlaget nekats.

Lösningen för externt godkännande av debiteringsunderlag inkluderar även rutiner för påminnelsehantering för de som missat att godkänna.

Fakturera debiteringar

Sista steget återstår nu att generera själva kundfakturan. I Workbench-applikationen finns många konfigureringsmöjligheter om hur man vill gruppera och visa informationen på fakturaraderna. Om ni vill konsolidera (samfakturera) flera delprojekt in i en kundfaktura går det också bra. Att skapa fakturorna via workbenchen ger nästa total valfrihet i vilken information som ska överföras till fakturan och hur det ska presenteras. Här hjälper vi våra kunder under uppsättningsprojektet att konfigurera lösningen så att varje kund får exakt den information som de vill ha på kundfakturan.

Markera de projekt som ska faktureras och klicka på Fakturera debiteringar

Här ser ni ett enkelt exempel på hur timmar fakturerats i ett projekt

Givetvis kan vi hjälpa er med fakturalayout så att den 100% passar er grafiska profil.

Självfakturering

Självfakturering är ett område som fler och fler kunder efterfrågar. I Workbench-applikationen finns inbyggt stöd för just självfakturering. Om konsulterna som arbetar i ert projekt inte är anställda i ert bolag utan arbetar som underkonsulter i annat bolag är detta en mycket smidig rutin. Istället för att vänta in leverantörsfakturor från berörda underkonsulter skapar ni istället upp leverantörsfakturan direkt i ert NetSuite-system i samband med er kundfakturering. Ni vet vilken kostnad som ska ligga på leverantörsfakturan och därmed får ni in kostnaden direkt mot projektet och dessutom i rätt taxa och enligt överenskommelse. Istället för att underkonsulterna sänder er en faktura i efterhand för nedlagt arbete skapar ni alltså upp leverantörsfakturan med automatik. Ni sänder således leverantörsfakturan till dem istället för att de skickar er en faktura som ni måste processa in som en leverantörsfaktura. Underkonsulterna får därefter mata in transaktionen in i sina egna system.

Har ni inga behov av självfakturering behöver givetvis dessa delar inte användas och konfigureras.

Summering

Fakturering av projekt kan vara en enkel process men den kan också vara en komplex. Vi vet av erfarenhet att behoven och kraven skiljer sig mycket åt mellan olika kunder. Med SuiteCorners vertikal Project Accelerate for NetSuite och applikationen Invoice Workbench som ingår i lösningarna kan vi tillgodose de flesta kraven som finns inom detta område. Oavsett om behoven är mycket komplexa. Dessutom i tydliga och användarvänliga gränssnitt. Standardmodulen SuiteProjects i NetSuite skapar fantastiska möjligheter och med vår projektvertikal uppnår ni mycket smidiga processer runt fakturering och hela projekthanteringen.

Läs gärna tidigare blogginlägg som berört hur man smidigt kan Skapa projekt med vertikalen Project Accelerate. Där tar vi också upp varför vi rekommenderar att man ska använda avgiftsbaserade projekt i NetSuite.

Klicka här om ni vill läsa tidigare blogginlägg om Skapa Projekt och Typ av projekt.

Klicka här om ni vill läsa mer om vertikalen Project Accelerate for NetSuite.

Klicka här om ni direkt vill komma i kontakt med SuiteCorner och boka ett möte.

/Rikard Burman Holmgren
CEO SuiteCorner Solutions