Så väljer ni rätt eventsystem för företag och organisationer
Att välja rätt eventsystem är ett viktigt beslut för företag och organisationer som arrangerar konferenser, seminarier, utbildningar eller andra typer av event. Rätt lösning kan minska administrationen, förbättra deltagarupplevelsen och ge bättre kontroll över hela eventprocessen.
Utbudet av eventsystem är stort och funktionerna varierar mellan olika leverantörer. Vissa lösningar fokuserar främst på anmälningar, medan andra omfattar allt från deltagarhantering och kommunikation till fakturering, CRM och rapportering.
För att hitta rätt system behöver ni därför utgå från verksamhetens behov, både idag och på längre sikt. I den här guiden går vi igenom vilka funktioner som är viktigast för att hantera och planera event, vilka frågor ni bör ställa och vad ni bör tänka på innan ni väljer ett eventsystem.
Läs även vår guide: Vad är ett eventsystem?
Utgå från verksamhetens behov
Det finns inget eventsystem som passar alla organisationer. Ett företag som arrangerar några få kundevent varje år har ofta andra behov än en medlemsorganisation som administrerar utbildningar och konferenser varje vecka.
Börja därför med att kartlägga hur ni arbetar idag och vilka processer ni vill effektivisera.
Frågor som kan vara bra att ställa är:
- Vilka typer av event arrangerar vi?
- Hur många deltagare hanterar vi varje år?
- Hur ser registreringsprocessen ut idag?
- Vilka arbetsmoment är mest tidskrävande?
- Vilka system använder vi redan?
När ni har en tydlig bild av nuläget blir det betydligt enklare att avgöra vilka funktioner som faktiskt skapar värde.
Vilka funktioner bör ett modernt eventsystem ha?
Ett modernt eventsystem ska stödja hela eventprocessen, från planering och registrering till uppföljning och analys. Målet är att minska manuellt arbete och skapa ett effektivt arbetsflöde.
Eventadministration
Systemet bör göra det enkelt att skapa, planera och administrera olika typer av event. Det ska vara möjligt att hantera allt från mindre seminarier till större konferenser och utbildningar i samma lösning.
Deltagarhantering
All information om deltagare bör samlas i ett gemensamt register. Det gör det enklare att följa anmälningar, hantera närvaro och hålla informationen uppdaterad.
Digital registrering
Ett bra eventsystem erbjuder digital anmälan där deltagarna själva kan registrera sig. Automatiska bekräftelser och väntelistor minskar administrationen och förbättrar upplevelsen för deltagarna.
Kommunikation
Möjligheten att skicka inbjudningar, påminnelser och praktisk information direkt från systemet sparar tid och säkerställer att deltagarna får rätt information vid rätt tillfälle.
Fakturering
Om ni tar betalt för era event bör systemet kunna stödja fakturering och betalningshantering. Det minskar risken för manuella fel och effektiviserar administrationen.
Rapportering
Efter genomfört event är det värdefullt att kunna följa upp exempelvis antal deltagare, intäkter och andra nyckeltal. Med tydliga rapporter blir det enklare att utvärdera resultatet och planera kommande event.
Välj ett eventsystem som kan växa med verksamheten
Många organisationer väljer ett system som fungerar bra idag men som blir en begränsning när verksamheten utvecklas.
Fundera därför på hur era behov kan förändras över tid.
Kan systemet hantera fler event, fler användare och fler deltagare? Går det att anpassa lösningen när verksamheten växer? Finns stöd för flera språk eller valutor om organisationen expanderar internationellt?
Ett skalbart eventsystem gör att ni kan utveckla era processer utan att behöva byta system efter bara några år.
Integrationer skapar effektivare arbetsflöden
Ett eventsystem fungerar sällan isolerat. För många företag är det viktigt att lösningen kan samverka med andra system, exempelvis CRM, affärssystem eller ekonomisystem.
När information om deltagare, kunder och fakturor finns i flera olika system uppstår ofta dubbelarbete. Samma uppgifter behöver registreras flera gånger och risken för fel ökar.
Genom att välja ett eventsystem som kan integreras med övriga verksamheten kan ni:
- minska manuellt arbete
- undvika dubbla register
- förbättra datakvaliteten
- effektivisera administrationen
- skapa bättre rapportering
För organisationer som använder NetSuite innebär en integrerad lösning att eventhantering, ekonomi, CRM och rapportering kan samlas i samma plattform. Det ger bättre överblick och förenklar det dagliga arbetet.
Vanliga misstag när företag väljer eventsystem
När organisationer ska investera i ett nytt eventsystem är det lätt att fokusera på pris eller enskilda funktioner. Det kan leda till att viktiga behov förbises.
Några vanliga misstag är att:
- välja ett system som inte går att integrera med befintliga system
- underskatta den tid som läggs på administration
- välja en lösning som inte kan växa med verksamheten
- inte involvera de personer som ska arbeta i systemet
- fokusera mer på funktioner än på arbetsflöden
- bortse från support och framtida utveckling
Genom att utvärdera både verksamhetens behov och leverantörens långsiktiga erbjudande blir det lättare att göra ett hållbart val.
Checklista inför valet av eventsystem
När ni jämför olika lösningar kan följande frågor vara ett bra stöd.
- Kan systemet hantera de typer av event vi arrangerar?
- Finns stöd för digital registrering?
- Kan deltagarhanteringen automatiseras?
- Går det att hantera fakturering i systemet?
- Kan lösningen integreras med vårt CRM eller affärssystem?
- Finns det rapporter och statistik som stödjer vår uppföljning?
- Är systemet skalbart och anpassningsbart?
- Vilken support och utbildning erbjuder leverantören?
Event Success för NetSuite
För företag och organisationer som använder NetSuite erbjuder SuiteCorner Event Success, en lösning som samlar hela eventprocessen i affärssystemet.
Med Event Success kan ni hantera planering, deltagarregistrering, kommunikation och uppföljning i samma plattform som övriga affärsprocesser. Det innebär att information inte behöver flyttas mellan olika system och att administrationen kan effektiviseras.
Genom att samla eventhantering, CRM och ekonomi i NetSuite får ni bättre kontroll över både deltagare och resultat, samtidigt som ni skapar en mer sammanhållen arbetsprocess.
Vanliga frågor om att välja eventsystem
Hur vet vi att det är dags att byta eventsystem?
Om administrationen tar allt mer tid, information finns utspridd i flera system eller manuella arbetsmoment ökar kan det vara ett tecken på att den nuvarande lösningen inte längre möter verksamhetens behov. Ett modernare eventsystem kan bidra till effektivare processer och bättre överblick.
Behöver ett eventsystem kunna integreras med andra system?
I de flesta fall är svaret ja. Integration med exempelvis CRM eller affärssystem minskar dubbelarbete, förbättrar datakvaliteten och gör det enklare att följa upp event, deltagare och ekonomi.
Vad är viktigast när man väljer eventsystem?
Det viktigaste är att systemet stödjer verksamhetens processer. Utgå från era behov och säkerställ att lösningen erbjuder de funktioner, integrationer och den flexibilitet som krävs både idag och i framtiden.
Vill ni hitta rätt eventsystem?
Att välja rätt eventsystem handlar om mer än att hitta ett verktyg för anmälningar. Rätt lösning kan effektivisera administrationen, förbättra deltagarupplevelsen och ge bättre kontroll över hela eventprocessen.
På SuiteCorner hjälper vi företag och organisationer att digitalisera sin eventhantering i NetSuite. Med Event Success får ni en lösning där event, deltagare, ekonomi och rapportering samlas i samma plattform.
