Så skriver ni en kravspecifikation för ett nytt affärssystem

En genomarbetad kravspecifikation är en viktig del av förberedelserna när ett företag ska välja nytt affärssystem. Den hjälper er att tydliggöra verksamhetens behov, prioritera rätt funktioner och jämföra olika lösningar på samma grunder. Men vad ska en kravspecifikation innehålla och hur kommer ni igång?

När ett företag börjar undersöka nya affärssystem är det lätt att fastna i funktioner och tekniska möjligheter. Men innan ni börjar jämföra leverantörer behöver ni förstå vad verksamheten faktiskt behöver. Det finns också flera saker att tänka på när ni ska välja nytt affärssystem, från att kartlägga era behov till att utvärdera olika lösningar.

En tydlig kravspecifikation ger er ett gemensamt underlag för utvärderingen och minskar risken att viktiga behov förbises.

Här går vi igenom hur ni kan arbeta med kravställningen, steg för steg.

Vad är en kravspecifikation för ett affärssystem?

En kravspecifikation är ett dokument som beskriver vilka behov och krav ett nytt affärssystem ska uppfylla. Den används bland annat för att kommunicera verksamhetens förväntningar till leverantörer och bedöma hur väl olika lösningar motsvarar behoven.

Kraven kan handla om allt från ekonomihantering och rapportering till integrationer, användarbehörigheter och framtida tillväxt.

En bra kravspecifikation behöver däremot inte vara en lång lista med tekniska funktioner. Den bör framför allt förklara vilka arbetsprocesser systemet ska stödja och vilka problem ni vill lösa.

1. Börja med verksamhetens behov och mål

Det första steget är att förstå varför ni behöver ett nytt affärssystem.

Vilka utmaningar finns i dagens arbetssätt? Vad fungerar bra och vad behöver förändras?

Kanske tar månadsbokslutet onödigt lång tid, rapporteringen kräver omfattande arbete i Excel eller så behöver samma information registreras i flera system.

Beskriv problemen så konkret som möjligt och koppla dem till vad ni vill uppnå.

I stället för att enbart skriva att ni behöver bättre rapportering kan ni exempelvis ange att ekonomichefen ska kunna följa resultat per affärsområde utan att manuellt sammanställa uppgifter från flera system.

Det gör kravet tydligare och lättare att utvärdera. En genomarbetad behovsanalys kan också hjälpa er att undvika vanliga misstag vid byte av affärssystem, exempelvis att börja jämföra lösningar innan ni har definierat era viktigaste behov.

2. Involvera rätt personer i kravställningen

Ett affärssystem används ofta av flera avdelningar och påverkar många delar av verksamheten.

Därför behöver kravspecifikationen spegla fler perspektiv än ekonomi och IT.

Ekonomiavdelningen kan ha behov av automatiserad bokföring och bättre rapportering, medan försäljning, inköp och lager kan ha helt andra prioriteringar.

Involvera representanter från de avdelningar som berörs och låt dem beskriva sina viktigaste arbetsuppgifter, utmaningar och behov.

Det är också viktigt att någon har ansvar för att samla och prioritera kraven. Annars finns risken att dokumentet blir en omfattande önskelista utan tydlig riktning.

3. Skilj mellan måste-krav och önskemål

Alla krav är inte lika viktiga.

Vissa funktioner är avgörande för att verksamheten ska fungera, medan andra skulle förenkla arbetet men inte är nödvändiga från början.

Ett sätt att skapa struktur är att dela in kraven i tre nivåer:

Måste-krav: Funktioner eller förutsättningar som systemet behöver uppfylla för att vara ett möjligt alternativ.

Bör-krav: Funktioner som är viktiga och ger ett tydligt mervärde, men där det kan finnas alternativa lösningar.

Önskemål: Funktioner som vore positiva att ha men inte bör avgöra valet av system.

Exempelvis kan stöd för flera bolag vara ett måste-krav för en koncern, medan möjligheten att anpassa vissa rapportvyer kan vara ett bör-krav.

Prioriteringen hjälper er att fokusera på det som är viktigast och gör det lättare att jämföra leverantörernas erbjudanden.

4. Beskriv arbetsprocesserna, inte bara funktionerna

En kravspecifikation blir mer användbar när den utgår från hur verksamheten faktiskt arbetar.

Att skriva att ett system ska ha orderhantering säger exempelvis inte särskilt mycket om vad ni behöver.

Beskriv i stället hur orderprocessen fungerar, från att en kund lägger en beställning till att ordern levereras, faktureras och följs upp.

Fundera över vilka moment som fungerar bra idag, var problem uppstår och vad ni vill kunna göra annorlunda.

Genom att beskriva arbetsflödena får leverantören bättre förutsättningar att visa hur systemet kan stödja just er verksamhet.

Det blir också enklare att avgöra vilka behov som kan lösas med standardfunktionalitet och vilka som eventuellt kräver anpassningar.

5. Kartlägg integrationer och informationsflöden

De flesta företag använder flera olika system. Det kan handla om CRM, e-handel, lönesystem eller andra verksamhetsspecifika lösningar.

Därför behöver ni identifiera vilka system som ska finnas kvar och vilken information som behöver delas med det nya affärssystemet.

Några frågor att besvara är:

• Vilka system behöver kunna kommunicera med varandra?
• Vilken information ska överföras och i vilken riktning?
• Behöver uppgifterna uppdateras i realtid eller räcker det med regelbundna överföringar?
• Finns det manuella moment som ni vill automatisera?

Glöm inte att undersöka hur befintliga data ska flyttas till det nya systemet. Datakvalitet och behovet av historisk information kan påverka både omfattningen och tidsplanen för en implementering.

6. Ta hänsyn till framtida behov

Ett nytt affärssystem är en långsiktig investering. Därför behöver kravspecifikationen inte bara beskriva verksamheten som den ser ut idag.

Planerar ni att expandera internationellt, hantera fler bolag eller utveckla nya affärsområden?

Då kan det vara relevant att ställa krav på exempelvis hantering av flera valutor, koncernrapportering eller möjligheten att utöka systemets funktionalitet.

Det betyder inte att ni behöver införa alla funktioner direkt. Däremot är det viktigt att förstå vilka möjligheter och begränsningar som finns när verksamheten förändras.

7. Använd kravspecifikationen för att jämföra leverantörer

När kravspecifikationen är klar kan den användas som underlag när ni utvärderar olika affärssystem.

Be leverantörerna beskriva hur deras lösningar uppfyller era viktigaste krav och om funktionerna ingår som standard eller kräver ytterligare anpassning.

Det kan också vara värdefullt att låta leverantörerna demonstrera några av era mest centrala arbetsprocesser.

På så sätt kan ni jämföra lösningarna utifrån samma behov, i stället för att enbart utgå från vilka funktioner som presenteras under en generell systemdemonstration.

Kom också ihåg att utvärdera leverantörens eller implementeringspartnerns erfarenhet, arbetssätt och möjligheter att ge stöd efter driftsättningen.

Kravspecifikationen är en viktig del av utvärderingen, men det finns även andra faktorer att ta hänsyn till när ni ska välja rätt ERP-system, exempelvis användarvänlighet, teknisk plattform och möjligheten att utveckla lösningen över tid.

Vad ska en kravspecifikation för affärssystem innehålla?

Innan ni börjar kontakta leverantörer kan det vara bra att kontrollera att kravspecifikationen omfattar följande områden:

Område

Exempel på innehåll

Verksamhetens mål

Varför ni vill byta system och vad ni vill förbättra

Affärsprocesser

Ekonomi, försäljning, inköp, lager och andra relevanta arbetsflöden

Funktionella krav

Funktioner som systemet behöver stödja

Integrationer

Befintliga system och informationsflöden

Tekniska krav

Säkerhet, behörigheter, tillgänglighet och andra tekniska förutsättningar

Rapportering

Vilka nyckeltal, rapporter och analyser verksamheten behöver

Framtida behov

Tillväxt, fler bolag, nya marknader och förändrade arbetssätt

Prioriteringar

Vilka krav som är nödvändiga och vilka som är önskemål

Vilka områden som behöver beskrivas mer detaljerat beror på verksamhetens storlek, komplexitet och behov.

En tydlig kravspecifikation gör valet enklare

Att välja ett nytt affärssystem handlar inte om att hitta lösningen med flest funktioner, utan om att förstå vilka funktioner och arbetssätt som skapar störst värde för den egna verksamheten.

Med en genomarbetad kravspecifikation blir det enklare att föra en konstruktiv dialog med leverantörer, jämföra alternativ och fatta ett mer välgrundat beslut.

Det ger också bättre förutsättningar för den kommande implementeringen, eftersom både verksamheten och leverantören får en tydligare bild av vad systemet ska uppnå.

Behöver ni hjälp med kravspecifikationen?

Att ta fram en kravspecifikation kan vara en utmaning, särskilt när flera delar av verksamheten har olika behov och önskemål.

På Suitecorner har vi tagit fram ett underlag som hjälper företag att strukturera sina krav inför valet av nytt affärssystem. Vi kan hjälpa er att tydliggöra behoven och skapa en bra grund för den fortsatta utvärderingen.

Kontakta oss så hjälper vi er att komma igång med kravställningen.

Kontakta oss för hjälp med kravspecifikation