Hur väljer man rätt affärssystem? En komplett guide för växande företag

Att välja rätt affärssystem är ett av de viktigaste besluten ett företag kan fatta. Affärssystemet blir navet i verksamheten och påverkar allt från ekonomi och lager till försäljning, inköp och rapportering.

Ett genomtänkt val kan effektivisera arbetsflöden, ge bättre kontroll över verksamheten och skapa förutsättningar för fortsatt tillväxt. Samtidigt kan ett system som inte passar företagets behov leda till onödigt manuellt arbete, begränsade integrationsmöjligheter och kostsamma systembyten längre fram.

Men hur vet man vilket affärssystem som är rätt? I den här guiden går vi igenom vad ni bör tänka på innan ni väljer ett nytt affärssystem och vilka faktorer som är viktigast för ett långsiktigt lyckat beslut.

Vad är ett affärssystem?

Ett affärssystem, även kallat ERP-system (Enterprise Resource Planning), samlar företagets viktigaste affärsprocesser i ett gemensamt system. Istället för att arbeta i flera olika program för exempelvis ekonomi, försäljning och lager kan verksamheten samla information på ett ställe.

Ett modernt affärssystem kan bland annat hantera:

• Ekonomi och redovisning
• Kundrelationer (CRM)
• Försäljning
• Inköp
• Lager och logistik
• Produktion
• Projekt
• Rapportering och analys

Genom att samla verksamhetens data i en gemensam plattform blir det enklare att automatisera processer, minska dubbelarbete och fatta beslut baserade på aktuell information.

Varför är valet av affärssystem så viktigt?

Ett affärssystem används ofta av stora delar av organisationen varje dag. Därför påverkar valet betydligt mer än bara ekonomifunktionen.

Rätt affärssystem kan bidra till att:

• effektivisera arbetsflöden
• minska administrationen
• förbättra datakvaliteten
• skapa bättre rapportering
• ge ökad kontroll över verksamheten
• stödja företagets tillväxt

Eftersom ett affärssystem ofta används under många år är det viktigt att välja en lösning som fungerar både idag och när verksamheten utvecklas.

När är det dags att byta affärssystem?

Många företag väntar längre än nödvändigt innan de ser över sitt affärssystem. Ofta märks begränsningarna först när verksamheten växer eller processerna blir mer komplexa.

Några vanliga tecken är att:

• medarbetare arbetar i flera olika system
• rapportering kräver mycket manuellt arbete
• information registreras flera gånger
• integrationer saknas eller fungerar dåligt
• systemet inte stödjer verksamhetens processer
• företaget har vuxit ur systemets funktionalitet

Om ni känner igen flera av dessa utmaningar kan det vara dags att utvärdera ett nytt affärssystem.

Är ni osäkra på om det är rätt tid att byta? Läs vår guide om att byta affärssystem där vi går igenom vanliga utmaningar, vad som är viktigt att tänka på inför ett systembyte och hur ni skapar förutsättningar för en lyckad implementation.

1. Kartlägg verksamhetens behov

Börja alltid med verksamheten, inte tekniken.

Fundera på vilka processer som fungerar bra idag och vilka som behöver förbättras. Ju tydligare kravbild ni har, desto enklare blir det att jämföra olika affärssystem.

Kartlägg exempelvis:

• ekonomi
• orderhantering
• lager
• inköp
• produktion
• CRM
• projekt
• rapportering

2. Tänk långsiktigt

Ett affärssystem ska inte bara möta dagens behov utan även kunna stödja framtida tillväxt.

Fundera exempelvis på:

• Kommer verksamheten att växa?
• Behöver fler bolag hanteras i samma system?
• Finns planer på internationell expansion?
• Behöver antalet användare kunna öka?

Ett skalbart affärssystem minskar risken för ett nytt systembyte om några år.

3. Säkerställ att systemet kan integreras

De flesta företag använder flera olika system i sin verksamhet.

Fundera därför på vilka integrationer som är viktiga, exempelvis mot:

• CRM
• e-handel
• BI-verktyg
• lönesystem
• WMS
• PIM
• betalningslösningar

Bra integrationer minskar manuellt arbete och gör att information kan flöda mellan olika system.

4. Välj mellan molnet och lokalt installerat

Idag väljer allt fler företag ett molnbaserat affärssystem.

Fördelarna kan bland annat vara:

• automatiska uppdateringar
• hög tillgänglighet
• enklare skalbarhet
• lägre krav på egen IT-infrastruktur
• möjlighet att arbeta var som helst

Vill ni veta mer om vad ett molnbaserat affärssystem är och vilka fördelar cloud ERP kan ge? Då kan ni läsa vår fördjupande guide –Vad är ett molnbaserat affärssystem?

Molnbaserade affärssystem gör det möjligt att hantera ekonomi, lager och affärsprocesser i en gemensam plattform i molnet.

5. Jämför den totala kostnaden

Licenspriset är bara en del av investeringen.

När ni jämför olika affärssystem bör ni även ta hänsyn till:

• implementation
• utbildning
• integrationer
• support
• anpassningar
• framtida utveckling

Den totala kostnaden över flera år ger en betydligt bättre bild än enbart den initiala licensavgiften.

Vill ni veta mer om vad ett affärssystem kostar? I vår guide går vi igenom vilka faktorer som påverkar den totala investeringen och vad som är viktigt att tänka på inför ett systembyte.

6. Välj en partner som kan stötta över tid

Att implementera ett affärssystem är sällan slutet på resan. När verksamheten utvecklas uppstår ofta nya behov, processer förändras och integrationer behöver byggas ut.

Därför är det klokt att välja en partner som inte bara hjälper till vid implementationen utan även kan stötta verksamheten med vidareutveckling, support och rådgivning över tid.

Sammanfattning

Att välja rätt affärssystem handlar om betydligt mer än att jämföra funktioner och priser. Det handlar om att hitta en lösning som stödjer verksamhetens processer idag och samtidigt kan utvecklas när företaget växer.

Genom att kartlägga verksamhetens behov, tänka långsiktigt och utvärdera både funktionalitet, integrationsmöjligheter och den totala investeringen skapar ni bättre förutsättningar för ett lyckat systemval.

Vill ni veta hur ett modernt ERP-system kan hjälpa er verksamhet?

Läs mer om NetSuite och hur plattformen kan samla ekonomi, försäljning, lager och verksamhetsstyrning i ett gemensamt affärssystem.