Hur får man till en effektiv workshop?

Handuppräckning – vem har någon gång suttit i en workshop och undrat ”vad är egentligen syftet med det här, varför är jag inbjuden och när är mötet slut så att jag kan jobba klart med det som är viktigt på riktigt?”.

Om du räckte upp handen så är det förmodligen så att någon har glömt att klargöra några de mest avgörande faktorerna inför workshopen.

För så här är det, för att kunna nyttja tiden maximalt under själva workshopen behöver man på förhand lägga ner tid på att klargöra tydliga syften, mål och förväntade resultat.

Att börja kan vara enkelt men att börja effektivt är svårare och kräver planering och detaljering.

Så vad är viktigast för att få till en bra workshop?

Avgörande faktorer enligt vår erfarenhet är:

1. Vilka som kommer
2. Vilka ämnen som tas upp
3. Hur länge varje ämne får ta plats

Utan rätt personer på plats blir det aldrig en bra workshop. Hur ser man till att rätt personer bjuds in? Svaret är: genom att ta fram en intressentanalys inför projektets start samt en kommunikationsplan för att skapa en gemensam syn på varför workshop och andra typer av möten genomförs och hur de är tänkta att fungera. Nedan beskriver vi hur detta kan gå till:

Intressentanalys (övning ca 60 minuter)

Samlas i helgrupp och prata igenom:

• Vilka intressenter påverkar – börja med att hitta intressentgrupperingar (ca 10 minuter) och därefter lägger ni tid på att hitta individer inom dessa grupperingar (ca 10 minuter).
• Vilka intressenter påverkas – gör om proceduren beskriven ovan.

Se till att alla i projektet blir varse om vilka intressenter som vi har inom projektet, och skriv även ner deras namn, mejladresser och telefonnummer.

Kommunikationsplan (övning ca 30 minuter)

Happy workshoping 😊

/Caroline Hallén