Har ni vuxit ur ert affärssystem? 8 vanliga tecken
Det affärssystem som fungerade bra när företaget hade 20 anställda eller en verksamhet i ett land är inte alltid rätt lösning när verksamheten växer.
När antalet kunder, produkter, medarbetare eller affärsprocesser ökar ställs helt nya krav på systemstödet. Många företag märker inte att affärssystemet har blivit en bromskloss förrän manuella processer, dubbelarbete och bristande överblick börjar påverka verksamheten.
Här är åtta vanliga tecken på att det kan vara dags att utvärdera om ert affärssystem fortfarande möter företagets behov.
1. Ni arbetar i flera olika system
Ekonomi, CRM, lager, inköp och produktion hanteras i separata system som inte kommunicerar med varandra.
Resultatet blir ofta dubbelregistrering, manuella överföringar och en ökad risk för fel. Ju fler system som används, desto svårare blir det att få en samlad bild av verksamheten.
2. Excel har blivit ett viktigt arbetsverktyg
Excel är ett kraftfullt verktyg för analys, men om viktiga processer och rapporter bygger på kalkylblad i stället för affärssystemet är det ofta ett tecken på att systemet inte längre räcker till.
När flera personer arbetar i olika versioner av samma dokument ökar dessutom risken för fel och osäkerhet kring vilken information som är aktuell.
3. Det tar för lång tid att få fram rätt information
Hur lång tid tar det att få svar på frågor som:
- Hur ser lagersaldot ut just nu?
- Vilka kundprojekt är mest lönsamma?
- Hur ser kassaflödet ut den här månaden?
Om svaren kräver manuella sammanställningar från flera system blir beslutsfattandet långsammare och mindre träffsäkert.
4. Manuella processer tar onödigt mycket tid
När medarbetare lägger mycket tid på att registrera samma information flera gånger, sammanställa rapporter eller flytta data mellan olika system finns det ofta en stor effektiviseringspotential.
Automatiserade processer kan minska administrationen och frigöra tid för mer värdeskapande arbete.
5. Företaget har vuxit, men affärssystemet har inte gjort det
Tillväxt innebär ofta fler användare, fler produkter, fler bolag eller etablering på nya marknader.
Ett affärssystem ska kunna stödja verksamheten även när den utvecklas. Om systemet kräver fler speciallösningar för varje förändring kan det vara ett tecken på att det börjar nå sina begränsningar.
6. Integrationerna blir allt mer komplexa
Många företag använder idag flera specialistsystem för exempelvis e-handel, CRM, logistik eller BI.
Om integrationerna mellan systemen blir kostsamma att utveckla och underhålla kan det vara ett tecken på att den tekniska miljön blivit onödigt komplex.
7. Ni saknar en gemensam bild av verksamheten
När olika avdelningar arbetar i olika system blir det svårt att skapa en gemensam bild av företaget.
Ekonomi, försäljning, lager och produktion kan ha olika siffror och olika rapporter, vilket gör det svårare att fatta välgrundade beslut.
Ett modernt affärssystem samlar företagets information i en gemensam plattform och ger bättre förutsättningar för rapportering och analys.
8. Systemet begränsar verksamhetens utveckling
Det kanske tydligaste tecknet är när affärssystemet börjar styra hur verksamheten kan utvecklas.
Om nya affärsmodeller, processer eller marknader kräver omfattande specialanpassningar eller manuella lösningar riskerar systemet att bli ett hinder i stället för ett stöd.
Sammanfattning
Det finns sällan en enskild signal som visar att det är dags att byta affärssystem. Men om ni känner igen flera av de här utmaningarna kan det vara ett bra tillfälle att utvärdera om ert nuvarande system fortfarande stödjer verksamhetens mål och framtida utveckling.
Ett modernt affärssystem handlar inte bara om ny teknik. Det handlar om att skapa bättre förutsättningar för tillväxt, effektivare processer och bättre beslutsunderlag.
Är det dags att ta nästa steg?
Om ni känner igen flera av de här tecknen kan det vara värt att ta ett steg tillbaka och utvärdera om ert nuvarande affärssystem fortfarande är rätt för verksamheten.
Fortsätt läsa
Checklista: 10 saker att tänka på innan ni väljer affärssystem – En praktisk guide som hjälper er att utvärdera era behov innan ni fattar ett beslut.
Vad är NetSuite? – Läs mer om hur ett modernt molnbaserat affärssystem kan samla ekonomi, CRM, lager, inköp och produktion i en gemensam plattform.
Vill ni diskutera er situation?
Funderar ni på om det är dags att byta affärssystem eller vill ni veta hur NetSuite skulle kunna stödja er verksamhet? Kontakta oss så berättar vi gärna mer och hjälper er att utvärdera vilka möjligheter som finns.
