ERP eller ekonomisystem – vad är skillnaden?
Många företag använder begreppen ERP-system och ekonomisystem som om de betyder samma sak. Det är inte så konstigt. Båda hjälper verksamheten att hantera ekonomi, fakturor och rapportering. Men skillnaden mellan systemen blir tydligare när företaget växer och kraven på effektivitet, automatisering och kontroll ökar.
Så vad skiljer egentligen ett ekonomisystem från ett ERP-system? Och när är det dags att ta steget från det ena till det andra?
Vad är ett ekonomisystem?
Ett ekonomisystem är utvecklat för att hantera företagets ekonomiska processer. Det kan handla om bokföring, fakturering, betalningar och ekonomisk rapportering.
För många mindre företag är detta fullt tillräckligt. Systemet ger stöd för den dagliga ekonomihanteringen och hjälper verksamheten att hålla ordning på siffror, transaktioner och redovisning.
Vanliga funktioner i ett ekonomisystem är:
- Bokföring
- Kund- och leverantörsreskontra
- Fakturering
- Betalningar
- Moms- och skatteredovisning
- Ekonomisk rapportering
Ett ekonomisystem fokuserar alltså främst på ekonomifunktionen.
Vad är ett ERP-system?
ERP står för Enterprise Resource Planning och är ett affärssystem som samlar flera delar av verksamheten i en gemensam plattform.
Förutom ekonomi kan ett ERP-system hantera områden som försäljning, inköp, lager, projekt och kundrelationer. Målet är att skapa ett gemensamt informationsflöde där flera affärsprocesser delar samma data och information.
Vanliga funktioner i ett ERP-system är:
- Ekonomi och redovisning
- CRM och försäljning
- Inköp
- Lagerhantering
- Orderhantering
- Projektstyrning
- Rapportering och analys
- Automatiserade arbetsflöden
Istället för att använda flera olika system samlas verksamhetens processer i en och samma lösning.
Den stora skillnaden mellan ERP och ekonomisystem
Den största skillnaden handlar om omfattningen.
Ett ekonomisystem fokuserar på ekonomifunktionens behov, medan ett ERP-system är utformat för att stödja flera delar av verksamheten i en gemensam lösning.
Ekonomisystem
- Fokus på ekonomifunktioner som bokföring, fakturering och betalningar
- Hanterar främst ekonomiska processer
- Kräver ofta kompletterande system för exempelvis CRM, lager eller projekt
- Kan vara ett kostnadseffektivt alternativ för verksamheter med enklare behov
- Har vanligtvis mer begränsade möjligheter till automatisering mellan olika affärsprocesser
ERP-system
- Stödjer flera affärsprocesser i samma plattform
- Samlar ekonomi, försäljning, inköp, lager, projekt och rapportering
- Ger en gemensam datakälla för verksamheten
- Möjliggör automatisering av arbetsflöden mellan olika avdelningar
- Är vanligt i verksamheter med fler processer, högre komplexitet eller tillväxtambitioner
När verksamheten växer blir det ofta svårare att få en helhetsbild om informationen är utspridd mellan flera olika system. Det är då många företag börjar se värdet av ett ERP-system.
När räcker ett ekonomisystem?
För företag med relativt enkla processer kan ett ekonomisystem vara rätt lösning under lång tid.
Om verksamheten har:
- Ett begränsat antal användare
- Enkel fakturering
- Få integrationsbehov
- Begränsad lager- eller projektverksamhet
- Relativt okomplicerade arbetsflöden
kan ett ekonomisystem vara både kostnadseffektivt och tillräckligt.
När är det dags att titta på ett ERP-system?
Det finns några tydliga signaler som ofta återkommer hos företag som börjar växa ur sitt nuvarande systemstöd.
Exempelvis när:
- Medarbetare arbetar i flera olika system samtidigt
- Rapportering kräver manuellt arbete i Excel
- Data behöver registreras på flera ställen
- Företaget expanderar till nya marknader
- Verksamheten behöver bättre beslutsunderlag
- Automatisering blir en prioriterad fråga
I dessa situationer kan ett ERP-system skapa bättre förutsättningar för både tillväxt och effektivitet.
Från ekonomisystem till ERP
För många företag handlar valet inte om att ekonomisystemet är dåligt. Ofta handlar det istället om att verksamheten har utvecklats och fått nya behov.
När processerna blir fler, datamängderna större och kraven på insyn ökar kan ett modernt ERP-system ge bättre kontroll över verksamheten och minska behovet av separata systemlösningar.
Molnbaserade ERP-system som NetSuite är utvecklade för att samla ekonomi, försäljning, lager och rapportering i en gemensam plattform. Det kan förenkla informationshanteringen, minska manuellt arbete och skapa bättre förutsättningar för datadrivna beslut.
Är det dags att ta nästa steg?
Valet mellan ett ekonomisystem och ett ERP-system handlar i grunden om verksamhetens behov idag och i framtiden.
För vissa företag är ett ekonomisystem rätt lösning under många år. För andra kan ett ERP-system skapa bättre förutsättningar för tillväxt, effektivitet och kontroll.
Om verksamheten börjar växa, processerna blir mer komplexa eller flera system behöver samverka kan det vara dags att utvärdera om ett ERP-system är nästa steg.
Vill ni veta mer?
SuiteCorner hjälper företag som verkar inom tillverkning, event, projekt, organisationer, service– och SaaS att utvärdera, implementera och vidareutveckla NetSuite. Oavsett om ni står inför ett systembyte eller vill förstå vilka möjligheter ett modernt ERP-system kan skapa finns vi här för att hjälpa till.
