Affärssystem för lager och logistik – vad behöver systemet kunna?
När lager, order och varuflöden blir mer komplexa ökar också kraven på affärssystemet. Det räcker inte alltid att veta hur många produkter som finns i lager. Inköp, order, leveranser, ekonomi och lagerdata behöver hänga ihop för att verksamheten ska få en tydlig bild av hela flödet.
Ett affärssystem för lager och logistik kan samla information och processer i en gemensam plattform. Men vilka funktioner behöver systemet ha, och vad är viktigt att tänka på när ni väljer lösning?
I den här guiden går vi igenom vad företag med lager och logistik bör leta efter i ett affärssystem.
Vad är ett affärssystem för lager och logistik?
Ett affärssystem för lager och logistik samlar lagerhanteringen med andra centrala delar av verksamheten, exempelvis inköp, order, försäljning och ekonomi.
I stället för att information behöver hanteras i flera separata system kan data följa med genom verksamhetens olika processer. En försäljningsorder kan exempelvis påverka lagersaldot, skapa behov av nya inköp och samtidigt ge information som senare används i ekonomin och rapporteringen.
För verksamheter med stora eller komplexa varuflöden kan det ge bättre förutsättningar att förstå vad som händer från inköp och lager hela vägen till leverans och ekonomi.
När behövs ett affärssystem för lagerhantering?
Behovet blir ofta tydligare när verksamheten växer. Fler produkter, kunder, order eller lagerplatser innebär också mer information som behöver hanteras och hållas uppdaterad.
Det kan exempelvis vara dags att se över affärssystemet när:
- lager och order hanteras i flera olika system
- manuellt arbete och dubbelregistrering tar mycket tid
- verksamheten har flera lager eller lagerplatser
- det är svårt att få en aktuell bild av lagersaldo och orderstatus
- inköp och lagerplanering kräver mycket manuellt arbete
- rapportering kräver att information sammanställs från flera olika källor
Men valet av system handlar inte bara om dagens behov. Ett affärssystem behöver också kunna stödja verksamheten när volymer, processer och krav förändras.
7 viktiga funktioner för lager och logistik
Vilka funktioner som är viktigast beror på verksamhetens storlek, sortiment och hur komplexa varuflödena är. Men för företag där lager och logistik är en central del av verksamheten finns det några områden som är särskilt viktiga att titta på när ett nytt affärssystem utvärderas.
1. Lagerhantering
En grundläggande funktion är möjligheten att få en aktuell bild av vad som finns i lager, var produkterna finns och hur lagersaldot förändras.
När lagerinformationen är integrerad med order, inköp och försäljning blir det lättare att planera utifrån vad som faktiskt händer i verksamheten. Det minskar också behovet av att manuellt sammanställa information från olika system.
För företag med många artiklar kan det dessutom vara viktigt att kunna följa exempelvis lagerstatus, tillgänglighet och produktinformation på artikelnivå.
2. Inköp och leverantörshantering
Lagerstyrning börjar redan vid inköpet. Affärssystemet behöver därför kunna ge stöd för inköpsprocessen och skapa en tydlig koppling mellan efterfrågan, lagernivåer och beställningar till leverantörer.
Genom att samla information om inköp och leverantörer blir det också enklare att följa exempelvis leveranstider och inköpshistorik. Det ger bättre underlag för planering och kan hjälpa verksamheten att identifiera återkommande avvikelser.
3. Orderhantering
Order och lager behöver hänga ihop. När en kundorder registreras behöver verksamheten snabbt kunna se om varorna finns tillgängliga, varifrån de ska levereras och vad som händer om hela ordern inte kan levereras direkt.
Ett integrerat orderflöde kan ge bättre överblick från lagd order till leverans och fakturering. Det blir särskilt viktigt när ordervolymerna ökar eller verksamheten säljer genom flera kanaler.
4. Efterfråge- och lagerplanering
Att ha mycket i lager är inte samma sak som att ha rätt produkter i lager.
Historisk försäljning, aktuella lagernivåer och förändringar i efterfrågan kan användas som underlag för att planera framtida inköp och lagerbehov. Målet är att hitta en balans mellan tillgänglighet och kapitalbindning.
För verksamheter med säsongsvariationer eller varierande ledtider blir planeringen särskilt viktig.
5. Hantering av flera lager och lagerplatser
När verksamheten har flera lager, butiker eller andra platser ökar kraven på att kunna se var produkter faktiskt befinner sig.
Affärssystemet behöver kunna ge en samlad bild av lagret samtidigt som informationen går att bryta ned per plats. Det skapar bättre förutsättningar för att planera lagerförflyttningar och avgöra varifrån en order bör hanteras.
6. Ekonomi och lager i samma system
Lagret påverkar inte bara logistiken utan också ekonomin. Varor som ligger på hyllan binder kapital, samtidigt som inköp, försäljning och lagerförändringar behöver återspeglas i den ekonomiska uppföljningen.
När ekonomi och lager finns i samma affärssystem blir det lättare att följa sambanden mellan verksamhetens operativa flöden och de ekonomiska resultaten.
7. Rapportering och KPI:er
Data skapar framför allt värde när den går att använda för att fatta beslut. Därför är rapportering och uppföljning en viktig del av ett affärssystem för lager och logistik.
Vilka KPI:er som är relevanta varierar mellan verksamheter, men det kan exempelvis handla om lageromsättningshastighet, lagerdagar, ledtider, orderfyllnadsgrad, restorder och returgrad.
Genom att följa utvecklingen över tid blir det lättare att upptäcka förändringar och identifiera områden som behöver undersökas närmare.
Läs också: 10 KPI:er som grossister och distributörer bör följa →
Affärssystem eller WMS – vad är skillnaden?
Ett affärssystem och ett Warehouse Management System, WMS, kan båda användas i verksamheter med lager, men systemen har olika fokus.
Ett WMS är framför allt inriktat på den operativa lagerhanteringen och kan ge stöd för processer som exempelvis inleverans, lagerplacering, plockning och utleverans.
Ett affärssystem, eller ERP-system, har ett bredare perspektiv och kopplar samman lager och logistik med andra delar av verksamheten, som inköp, order, försäljning och ekonomi.
För vissa företag räcker funktionaliteten i affärssystemet för lagerhanteringen. Andra verksamheter har mer avancerade lagerprocesser och kan behöva kombinera sitt ERP-system med ett WMS. Vilken lösning som passar bäst beror därför på hur komplex lagerverksamheten är och vilka processer systemet behöver stödja.
Vilka företag har störst nytta av ett affärssystem för lager och logistik?
Behovet av ett affärssystem för lager och logistik finns i många typer av verksamheter. Gemensamt är ofta att produkter, material eller reservdelar behöver hanteras samtidigt som lagerinformationen behöver kopplas till andra delar av verksamheten.
Grossister och distributörer
För grossister och distributörer är lager och logistik en central del av affären. Inköp från leverantörer, lagernivåer, kundorder och leveranser behöver fungera tillsammans för att rätt produkter ska kunna finnas tillgängliga vid rätt tidpunkt.
Ett affärssystem kan samla dessa processer och ge bättre överblick över hela flödet, från inköp och lager till order, försäljning och ekonomi.
Läs mer om NetSuite för grossister och distributörer →
Tillverkande företag
I ett tillverkande företag behöver lagerhanteringen även kopplas till produktionen. Råvaror och komponenter ska finnas tillgängliga när de behövs samtidigt som färdiga produkter ska kunna lagerhållas och levereras vidare.
När inköp, lager, produktion, order och ekonomi finns i samma affärssystem blir det lättare att följa verksamheten som en sammanhängande process och planera utifrån aktuell information.
Läs mer om NetSuite för tillverkande företag →
Handelsföretag
Handelsföretag behöver ofta hantera stora sortiment, många order och förändringar i efterfrågan. När försäljningen sker genom flera kanaler kan kraven på en gemensam bild av lager och order dessutom öka.
Ett affärssystem för handelsföretag kan knyta samman lager, inköp, order, försäljning och ekonomi och minska behovet av att hantera samma information i flera olika system.
Fältservice och reservdelshantering
För serviceverksamheter med tekniker ute på fältet kan logistiken se annorlunda ut, men behovet av kontroll över material och reservdelar finns fortfarande.
När lager, reservdelar, kunder, serviceuppdrag och ekonomi kan kopplas samman blir det lättare att få överblick över både det som händer ute på fältet och resten av verksamheten.
Läs mer om NetSuite för servicebolag →
Lager och logistik i NetSuite
NetSuite är ett molnbaserat affärssystem som samlar flera av verksamhetens centrala processer i en gemensam plattform. För företag med lager och logistik innebär det att exempelvis inköp, lager, order, försäljning och ekonomi kan hanteras i samma system.
Det skapar en gemensam datakälla och minskar behovet av att flytta information mellan separata lösningar. När en order registreras, en vara tas emot eller lagret förändras kan informationen användas vidare i andra delar av verksamheten.
NetSuite kan också stödja verksamheter med flera lagerplatser, bolag och marknader, vilket gör lösningen relevant för företag där komplexiteten ökar i takt med att verksamheten växer.
För företag som vill få bättre kontroll över sina varuflöden handlar valet av affärssystem därför inte bara om lagerhantering. Det handlar om hur väl systemet kan knyta samman lager, logistik och resten av verksamheten.
Vanliga frågor om affärssystem för lager och logistik
Vad är ett affärssystem för lager och logistik?
Ett affärssystem för lager och logistik är ett ERP-system där lagerhantering kan kopplas samman med exempelvis inköp, order, försäljning och ekonomi. Det ger verksamheten möjlighet att hantera flera delar av varuflödet i samma system.
Vilket affärssystem passar företag med lager?
Det beror på verksamhetens storlek, processer och hur komplex lagerhanteringen är. Viktiga faktorer är bland annat stöd för lagerplatser, inköp, orderhantering, planering, rapportering och integration med ekonomin.
Vad är skillnaden mellan ERP och WMS?
ERP är ett bredare affärssystem som hanterar flera delar av verksamheten, medan WMS är specialiserat på den operativa lagerhanteringen. Vissa företag använder endast ERP-systemets lagerfunktioner medan verksamheter med mer avancerade lagerprocesser kan kombinera ERP och WMS.
Kan ett affärssystem hantera flera lager?
Ja, affärssystem med stöd för flera lagerplatser kan ge verksamheten möjlighet att följa lagersaldo och lagerflöden på olika platser samtidigt som informationen samlas centralt.
Vilka företag behöver ett affärssystem för lagerhantering?
Det är särskilt relevant för verksamheter där lager är en viktig del av affärsprocesserna, exempelvis grossister och distributörer, tillverkande företag, handelsföretag och serviceverksamheter som hanterar material eller reservdelar.
Få bättre kontroll över lager och logistik
När lager, inköp, order och ekonomi hänger ihop blir det enklare att skapa en gemensam bild av verksamheten och följa hur varuflödena utvecklas.
På SuiteCorner hjälper vi företag att implementera och utveckla NetSuite utifrån verksamhetens processer och behov.
