10 KPI:er som grossister och distributörer bör följa
För grossister och distributörer kan små förändringar i lager, inköp och orderflöden få stor påverkan på både lönsamhet och kundupplevelse. För mycket kapital bundet i lager kostar pengar, samtidigt som för låga lagernivåer kan leda till restorder och missade leveranser.
Därför räcker det inte att bara följa omsättning och resultat. Genom att mäta rätt KPI:er går det att få en tydligare bild av hur verksamheten faktiskt fungerar, från prognoser och inköp till lager, orderhantering och kunder.
Oracle NetSuite lyfter ett antal nyckeltal som produktbaserade verksamheter kan använda som grund för sin uppföljning. Vilka KPI:er som är viktigast varierar mellan verksamheter, men historisk data och konsekvent uppföljning gör det möjligt att identifiera trender och fatta mer välgrundade beslut.
Här går vi igenom 10 KPI:er som är särskilt relevanta för grossister och distributörer.
1. Prognosprecision
Hur väl stämmer prognosen överens med den faktiska försäljningen?
Prognosprecision är central för en verksamhet där inköp och lager behöver planeras utifrån framtida efterfrågan. Om prognoserna konsekvent ligger för högt finns risken att verksamheten bygger upp onödigt stora lager. Ligger de för lågt kan resultatet istället bli varubrist och restorder.
Oracle NetSuite betonar också värdet av historisk data. Ju längre historik verksamheten har, desto bättre möjligheter finns att identifiera exempelvis säsongsvariationer och förändringar i kundernas efterfrågan.
Beräkning:
Prognosprecision = 1 − ((faktisk försäljning − prognos) / faktisk försäljning)
Det viktiga är inte bara själva värdet utan att följa hur prognosprecisionen utvecklas över tid och undersöka orsaken när avvikelserna ökar.
2. Genomsnittlig ledtid
Ledtiden visar hur lång tid det tar från att en beställning görs hos en leverantör tills varorna levereras.
För en grossist eller distributör påverkar ledtiden bland annat när nya varor behöver beställas och hur stora säkerhetslager som kan behövas. Oracle NetSuite rekommenderar därför att både genomsnittlig ledtid och variationer i ledtiden följs. Olika leverantörer kan ha olika leveranstider, vilket gör uppföljningen särskilt viktig när verksamheten arbetar med flera leverantörer.
Beräkning:
Genomsnittlig ledtid = totalt antal leveransdagar / antal beställningar
En ökande eller mer varierande ledtid kan vara en signal om att inköpsplanering, beställningspunkter eller leverantörsstrategi behöver ses över.
3. Lageromsättningshastighet
Lageromsättningshastigheten visar hur många gånger lagret omsätts under en viss period.
För grossister och distributörer är det ett centralt mått eftersom lagret både representerar kapital och är en förutsättning för att kunna leverera till kunderna. En högre omsättningshastighet kan indikera att lagret används effektivt, förutsatt att verksamheten samtidigt upprätthåller rätt marginaler och tillräcklig tillgänglighet.
Oracle NetSuite rekommenderar att lageromsättningen analyseras både för verksamheten som helhet och på produktnivå.
Beräkning:
Lageromsättningshastighet = kostnad för sålda varor / genomsnittligt lagervärde
Det finns däremot inget universellt värde som är ”bra”. Vad som är en lämplig lageromsättning beror bland annat på bransch, sortiment och efterfrågemönster.
4. Lagerdagar
Lagerdagar, eller Days Inventory on Hand, visar ungefär hur många dagars försäljning det befintliga lagret motsvarar.
Ett högt värde kan innebära att mycket kapital är bundet i lager, medan ett alltför lågt värde kan öka risken för lagerbrist. Målet är därför inte nödvändigtvis att pressa lagernivåerna så långt som möjligt, utan att hitta en nivå som motsvarar verksamhetens efterfrågan och leveranskrav.
Beräkning:
Lagerdagar = genomsnittligt lager / genomsnittlig försäljning per dag
Genom att följa KPI:n månadsvis blir det dessutom lättare att upptäcka säsongsvariationer och jämföra faktisk lagerutveckling med tidigare prognoser.
5. Plockprecision
En order kan finnas i lager och skickas i tid men ändå bli fel om fel produkt eller fel antal plockas.
Plockprecision visar hur stor andel av lagerplocken som genomförs utan fel. För distributörer med stora ordervolymer kan även en relativt liten felprocent innebära många felaktiga leveranser.
Oracle NetSuite påpekar samtidigt att målet inte alltid bör vara att till varje pris nå 100 procent. Åtgärder som höjer precisionen kan också minska genomströmningen i lagret. Därför behöver precision och effektivitet analyseras tillsammans.
Beräkning:
Plockprecision = 100 × felfria plock / totalt antal plock
6. Orderfyllnadsgrad
Orderfyllnadsgrad, eller Order Fill Rate, visar hur stor andel av inkommande order som kan levereras direkt från befintligt lager.
KPI:n ger därmed en tydlig indikation på hur väl lagernivåerna motsvarar kundernas faktiska efterfrågan.
Beräkning:
Orderfyllnadsgrad = 100 × order som kan fyllas från befintligt lager / totalt antal order
Om 190 av 200 order kan levereras direkt från lager är orderfyllnadsgraden exempelvis 95 procent.
Det kan också vara relevant att skilja mellan helt och delvis levererade order. En hög orderfyllnadsgrad behöver inte innebära att samtliga kunder får hela sin beställning direkt.
7. Restorder
Restorder uppstår när en order, eller delar av den, inte kan levereras från befintligt lager.
Att följa andelen restorder är viktigt, men det säger inte allt. En produkt som kan levereras några dagar senare innebär en helt annan situation än en vara som är restnoterad i flera veckor.
Därför rekommenderar Oracle NetSuite även att följa hur lång tid det tar att leverera restorder och vilka produkter som återkommande orsakar lagerbrist. Långvariga eller återkommande problem kan annars påverka både kundrelationer och kundernas egna verksamheter.
8. Returgrad
Returgraden visar hur stor andel av försäljningen som kommer tillbaka.
För en distributör kan ökande returer exempelvis vara en signal om problem som behöver undersökas närmare. Det blir därför särskilt värdefullt att analysera KPI:n på produktnivå och jämföra liknande produkter med varandra.
Oracle NetSuite rekommenderar att returer analyseras både ur ett produkt- och kundperspektiv.
Beräkning på produktnivå:
Returgrad = värdet av returnerade produkter / total försäljning
Det är framför allt förändringen som är intressant. Om returgraden plötsligt ökar för en viss produkt finns det anledning att undersöka varför.
9. Kundbortfall
Kundbortfall, eller churn, förknippas ofta med abonnemangsverksamheter. Men KPI:n kan även vara relevant för grossister och distributörer där kunderna gör återkommande inköp.
Om kunder som tidigare beställt regelbundet slutar göra det kan utvecklingen vara viktig att upptäcka tidigt.
Beräkning enligt Oracle NetSuites modell:
Churn = 100 × förlorade kunder under perioden / (kunder vid periodens början + nya kunder under perioden)
En ökande churn kan exempelvis sammanfalla med kvalitetsproblem, förändrad konkurrens eller nya marknadsförutsättningar och bör därför analyseras vidare.
10. Genomsnittligt ordervärde
Genomsnittligt ordervärde, eller Average Order Value, visar hur mycket en order i genomsnitt är värd.
Beräkning:
Genomsnittligt ordervärde = total omsättning / antal order
För grossister och distributörer blir KPI:n särskilt användbar när den bryts ned. Oracle NetSuite lyfter bland annat möjligheten att analysera data per produkt, kund och försäljningskanal samt kombinera den med orderfrekvens för att förstå hur kundernas köpbeteende skiljer sig åt.
Från KPI:er till bättre beslut
Att samla in data är bara början. För att KPI:erna ska skapa värde behöver de följas konsekvent och sättas i ett sammanhang.
Det är ofta utvecklingen över tid som är mer intressant än ett enskilt värde. Att veta att en viss produkt har ett genomsnittligt ordervärde säger en sak. Att se att ordervärdet har minskat med 15 procent under det senaste kvartalet ger betydligt mer information att agera på.
Oracle NetSuite rekommenderar därför att verksamheter regelbundet utvärderar vilka KPI:er som faktiskt används, vilka insikter som saknas och om uppföljningen behöver förändras.
Följ verksamheten direkt i NetSuite
När inköp, lager, order, försäljning och ekonomi hanteras i separata system blir det svårare att skapa en gemensam bild av verksamheten.
Med NetSuite kan information från flera delar av verksamheten samlas i samma affärssystem. Det ger bättre förutsättningar för att bygga rapporter, dashboards och uppföljning kring de KPI:er som är viktigast för verksamheten.
För grossister och distributörer handlar det därför inte bara om att ha tillgång till mer data, utan om att kunna omvandla den till information som går att använda i den dagliga styrningen och i långsiktiga beslut.
Vill du veta mer om hur NetSuite kan användas för lager, orderhantering och uppföljning i en distributionsverksamhet? Kontakta oss på SuiteCorner så berättar vi mer.
