5 vanliga utmaningar för eventbolag – och hur NetSuite löser dem

Att driva ett eventbolag innebär att hantera snabba deadlines, många kontaktytor och höga krav på leverans. Men när viktig information är utspridd mellan kalkylark, mejl och separata verktyg kan det bli svårt att behålla kontrollen – särskilt när volymen ökar.

NetSuite är ett affärssystem i molnet som hjälper eventbolag att samla sin verksamhet i ett sammanhängande system. Med projekt, ekonomi, resurser och kommunikation på samma plats blir det enklare att leverera professionella event, och följa upp dem i realtid.

Här är fem utmaningar vi ofta ser hos eventbolag – och hur NetSuite kan hjälpa till att lösa dem.

1. Bristande överblick i ekonomin

Utan ett enhetligt ekonomisystem är det lätt att tappa koll på kostnader, intäkter och budgetar – särskilt under intensiva perioder.

Med NetSuite:

Varje event kan hanteras som ett eget projekt med tillhörande budget och uppföljning. Intäkter och utgifter kopplas direkt till eventet, vilket ger ekonomiavdelningen och ledningen full insyn i lönsamhet, både före, under och efter genomförande.

2. Händelseflöden i olika verktyg

Program, deltagarlistor, fakturor, talarpresentationer och scheman hanteras ofta i olika system. Det ökar risken för fel och tidsödande dubbelarbete.

Med NetSuite:

Du samlar alla delar av eventhanteringen i ett och samma system – från planering till genomförande och uppföljning. Det gör flödet smidigare för teamet och minskar risken för missar.

3. Svårt att planera och samordna resurser

Event kräver noggrann samordning mellan interna och externa resurser – från tekniker och personal till lokaler, mat och tryckmaterial.

Med NetSuite:

Resurser kan planeras utifrån roller, tillgänglighet och tidigare bokningar. Ni får bättre överblick över beläggning och undviker konflikter, samtidigt som kopplingen till projektbudgeten hålls intakt.

4. Onödig administration

Att jaga kvitton, uppdatera kalkylblad eller manuellt följa upp fakturor är inte hållbart i längden.

Med NetSuite:

Tidrapportering, utlägg, inköp och fakturering hanteras i ett flöde, helt integrerat med ekonomin. Det sparar tid och ökar kvaliteten på data.

5. Svårt att följa upp och förbättra

Utan tillgång till uppdaterade siffror och rapporter är det svårt att förbättra och fatta rätt beslut inför kommande event.

Med NetSuite:

Dashboards och rapporter visar hur era event presterar  i realtid. Det gör det lättare att analysera, jämföra och ta med insikter in i nästa projekt.

Vill ni ta nästa steg?

För eventbolag som vill ha ett ännu mer specialiserat stöd har SuiteCorner utvecklat Event Success for NetSuite – en paketerad lösning med färdiga mallar och funktioner för just eventhantering.

Det innebär till exempel:

• Förkonfigurerade projektmallar för olika eventtyper

• Integration med webbsida för bokning och deltagarkommunikation

• Budgetering, resursplanering och uppföljning på eventnivå

• Digital incheckning och automatiserad administration

Läs mer om Event Success här eller boka en demo för att se hur det kan fungera för er.