Sparade sökningar i Oracle NetSuite: effektivisera rapportering och analys
Många företag lägger onödigt mycket tid på att ta fram rapporter, följa upp nyckeltal och leta efter rätt information. Med sparade sökningar i Oracle NetSuite kan ni automatisera återkommande sökningar, effektivisera rapporteringen och ge rätt personer tillgång till rätt information vid rätt tidpunkt.
I den här artikeln går vi igenom hur sparade sökningar fungerar, vilka fördelar de ger och varför de är ett av de mest kraftfulla verktygen i Oracle NetSuite.
Arbeta mer datadrivet med Oracle NetSuite
Ett modernt affärssystem handlar om mer än att registrera information. Det ska också hjälpa verksamheten att analysera data, följa upp resultat och fatta bättre beslut.
Sedan 2006 har SuiteCorner hjälpt företag att implementera, utveckla och vidareutveckla Oracle NetSuite. Med över två decenniers erfarenhet vet vi att många organisationer bara använder en del av systemets möjligheter.
Sparade sökningar är ett tydligt exempel. Många använder dem för enkla sökningar, men missar möjligheten att automatisera uppföljning, skapa dashboards och göra viktig information tillgänglig för hela organisationen.
Vad är sparade sökningar i Oracle NetSuite?
Sparade sökningar, eller Saved Searches, är en funktion som gör det möjligt att söka fram, filtrera, sortera och presentera information utifrån verksamhetens behov.
En sparad sökning uppdateras automatiskt när data förändras och kan återanvändas, delas med andra användare eller visas direkt i dashboards.
Det innebär att ni slipper skapa samma sökning om och om igen samtidigt som ni alltid arbetar med aktuell information.
Om ni vill lära er mer om Oracle NetSuite rekommenderar vi även vår guide Vad är Oracle NetSuite?.
Mer än en sökfunktion
Många ser sparade sökningar som ett sätt att hitta information snabbare, men funktionaliteten är betydligt mer omfattande än så.
Med rätt struktur kan sparade sökningar användas för att:
- automatisera återkommande uppföljning
- skapa bättre beslutsunderlag
- visualisera nyckeltal i dashboards
- schemalägga rapporter och e-postutskick
- följa upp KPI:er
- säkerställa att rätt information når rätt person vid rätt tid
För många företag blir sparade sökningar därför en viktig del av ett mer datadrivet arbetssätt i Oracle NetSuite.
En sparad sökning i Oracle NetSuite ger snabb tillgång till aktuell data och kan användas för uppföljning, rapportering och analys.
Vanliga användningsområden
Olika verksamheter har olika behov, men några vanliga användningsområden är:
- uppföljning av kundfakturor och leverantörsfakturor
- försäljningsorder som väntar på leverans
- lagerartiklar under miniminivå
- projekt som närmar sig eller överskrider budget
- uppföljning av försäljning och affärsmöjligheter
- KPI:er och dashboards för ledning och ekonomi
- automatiska påminnelser och notifieringar
- underlag inför periodstängning och bokslut
6 fördelar med sparade sökningar
1. Sparar tid
Informationen hämtas automatiskt från Oracle NetSuite, vilket minskar behovet av manuella sammanställningar.
2. Ger bättre beslutsunderlag
Alla användare får tillgång till aktuell information utifrån sina roller och behörigheter.
3. Anpassas efter olika roller
Ekonomiavdelningen, försäljning, lager och ledning behöver olika information. Sparade sökningar kan anpassas efter varje användares behov.
4. Minskar manuellt arbete
Många sammanställningar som tidigare gjordes i Excel kan i stället tas fram direkt i Oracle NetSuite.
5. Visualiserar data i dashboards
Sparade sökningar kan användas i dashboards och KPI-portlets, vilket gör det enklare att följa verksamheten i realtid.
6. Automatiserar informationsflöden
Sökningar kan schemaläggas och skickas automatiskt via e-post till utvalda mottagare. På så sätt får rätt personer rätt information utan manuellt arbete.
För vem passar sparade sökningar?
Nästan alla användare i Oracle NetSuite kan dra nytta av sparade sökningar.
Ekonomi
Följ upp kundfordringar, leverantörsfakturor, bokslut och ekonomiska nyckeltal.
Försäljning
Analysera affärsmöjligheter, offerter och försäljningsresultat.
Lager och logistik
Få bättre kontroll över lagersaldo, inköp och leveranser.
Ledning
Skapa dashboards och KPI:er som ger ett bättre beslutsunderlag.
Lär er använda sparade sökningar fullt ut
Många företag använder bara en liten del av möjligheterna i Oracle NetSuite.
På SuiteCorners kurs Sparade sökningar i NetSuite får ni både en strategisk förståelse och praktiska verktyg för att arbeta mer datadrivet.
Under kursen får ni bland annat lära er att:
- bygga strukturerade och återanvändbara sparade sökningar
- arbeta med filtrering, villkor och logik
- använda relaterade fält och formler
- skapa analyser direkt i sparade sökningar
- schemalägga sökningar och automatiska e-postutskick
- använda sparade sökningar i dashboards och KPI:er
- organisera och standardisera sökningar i organisationen enligt best practice
Ni får dessutom ta del av praktiska exempel och verkliga användningsfall som ni kan använda direkt i er egen NetSuite-miljö.
Vem passar kursen för?
Kursen passar dig som:
- arbetar i Oracle NetSuite
- ansvarar för rapportering, uppföljning eller analys
- vill minska manuellt arbete
- vill automatisera återkommande arbetsuppgifter
- vill skapa bättre dashboards och KPI:er
- vill få ut mer av Oracle NetSuite
- Utbildning ger större affärsnytta
Att känna till funktionerna är en sak. Att använda dem på rätt sätt i det dagliga arbetet är en annan.
Under våra över två decennier med Oracle NetSuite har vi sett att de företag som investerar i utbildning ofta får betydligt större nytta av sitt affärssystem. När användarna lär sig arbeta mer datadrivet blir processerna effektivare, rapporteringen bättre och besluten mer välgrundade.
Om ni vill utveckla era kunskaper ytterligare erbjuder vi även fler NetSuite-utbildningar och webbinarier för olika roller och verksamheter.
Sammanfattning
Sparade sökningar är betydligt mer än ett sätt att hitta information. De hjälper företag att automatisera uppföljning, skapa bättre rapportering och göra viktig data tillgänglig för rätt personer.
När funktionerna används fullt ut blir Oracle NetSuite ett ännu starkare stöd för analys, uppföljning och beslutsfattande.
Ta nästa steg med SuiteCorner
Vill ni lära er skapa effektiva sparade sökningar eller utveckla era kunskaper i Oracle NetSuite?
Med över två decenniers erfarenhet hjälper SuiteCorner företag att få ut mer av sitt affärssystem genom praktiska utbildningar, webbinarier och löpande utveckling.
