Automatisera månadsbokslutet: CFO checklista för ett effektivare ekonomiarbete

Månadsbokslutet är fortfarande en av ekonomifunktionens största tidstjuvar. Trots moderna ERP-system arbetar många företag fortfarande med manuella avstämningar, separata Excel-filer och administrativa sidoprocesser som tar både tid och resurser.

Samtidigt ökar behovet av aktuella rapporter, tydligare kontroll och snabbare beslutsunderlag till både ledning och externa intressenter. För många CFO handlar nästa steg därför inte bara om att ha ett ERP-system på plats utan om att använda det fullt ut i verksamheten.

På SuiteCorner arbetar Anna som NetSuite Financial Consultant och ser dagligen vilka processer som ofta skapar onödigt manuellt arbete i samband med månadsbokslut och ekonomirapportering.

Processerna som ofta tar mest tid vid månadsbokslut

Många företag har fortfarande återkommande ekonomiprocesser som kräver manuella kontroller varje månad. Det gäller särskilt moment där data hämtas från flera system eller där arbetet sker utanför ERP-systemet.

De företag som använder ERP fullt ut får ofta högre effektivitet, mindre administrativt krångel och betydligt enklare bokslutsprocesser, säger Anna.

Hon lyfter särskilt fram följande områden där automatisering och standardiserade flöden kan skapa bättre struktur och effektivitet:

• Bankavstämning vid månadsbokslut genom jämförelse mellan bankstatement och general ledger

• AP- och AR-processer

• Close period med tydliga due dates för olika bokslutspunkter

• Avskrivningar där rapporter skickas till ansvarig person för kontroll

• Lönefiler som mappas från lönesystemet via CSV-import

• Pensionsbokningar via CSV-filer från pensionsbolag

• Hantering av skattekonto genom CSV-filer från Skatteverket

• Avstämning av semesterskuld vid varje lönekörning

• Återkommande reserveringar genom “memorized transactions”

• VAT- och momsprocesser som idag ofta görs manuellt

• Intrastat- och SCB-rapportering genom templates och standardiserade flöden

Enligt Anna handlar mycket om att minska manuella moment och skapa bättre struktur kring återkommande processer inom ekonomi.

Manuella ekonomiprocesser kostar fortfarande företag både tid och kontroll. Med automatiserade flöden i ERP-system som NetSuite kan ekonomifunktionen arbeta effektivare och skapa snabbare beslutsunderlag.

Realtidsdata ger bättre kontroll och rapportering

När processer och data hanteras i samma flöden blir aktuella rapporter enklare att ta fram.

Ledningen är uppdaterade och de kan med lätta medel ta fram aktuella rapporter till intressenter (långivare) och interna beslutsfattare, säger Anna.

För företag innebär det bättre förutsättningar att följa verksamheten och arbeta med aktuell information istället för manuella sammanställningar och sidoprocesser.

ERP-system handlar inte bara om teknik

Enligt Anna är det sällan själva ERP-systemet som avgör om företag får ut verkligt värde av sin investering.

Det som ofta skiljer företag som får verkligt värde av sitt ERP från de som inte gör det handlar sällan om själva systemet utan om hur väl det används i vardagen, säger Anna.

Hon beskriver också hur företag som arbetar i samma flöden och med samma data kan minska behovet av manuella sidoprocesser och parallella Excel-filer.

Istället för att jobba i parallella Excel-filer och manuella sidoprocesser arbetar hela organisationen i samma flöden och med samma data, säger Anna.

Enligt henne skapar det bättre kontroll, färre fel och sparar mycket tid.

Kontinuerlig utbildning är en viktig del

Anna betonar också vikten av att användare förstår helheten i processerna och fortsätter utveckla sitt arbetssätt över tid.

Det är viktigt att personer får kontinuerlig utbildning och förstår värdet av att förstå helheten av det man gör, säger Anna.

När organisationer arbetar mer enhetligt i sitt ERP-system blir det också enklare att hantera nya arbetssätt, processförändringar och vidareutveckling av ekonomifunktionen.

Från manuella processer till effektivare ekonomiflöden

För många företag handlar nästa steg inte om fler system utan om bättre struktur, tydligare processer och smartare arbetssätt i ekonomifunktionen.

När återkommande moment standardiseras och automatiseras kan företag minska administrationen, skapa bättre kontroll och få ett effektivare månadsbokslut.

Vill ni skapa snabbare bokslut, minska manuella processer och få bättre kontroll i ekonomifunktionen?

SuiteCorner hjälper företag att effektivisera och utveckla sina ekonomiflöden i NetSuite, från implementation och rådgivning till automatisering och långsiktig utveckling.

Kontakta oss för att se hur era processer kan effektiviseras.