5 tecken på att er medlemsorganisation har vuxit ur sitt affärssystem
När en medlemsorganisation utvecklas förändras också kraven på verksamhetens systemstöd. Fler medlemmar, nya tjänster och ökade behov av ekonomisk uppföljning kan göra att ett affärssystem som tidigare fungerat bra inte längre möter organisationens behov.
För många medlemsorganisationer är utmaningen inte att systemen saknar funktioner, utan att information och arbetsprocesser är utspridda över flera olika lösningar. Det kan leda till mer administration, sämre överblick och onödigt tidskrävande arbetsmoment.
Här är fem tecken på att det kan vara dags att se över ert nuvarande affärssystem.
1. Det är svårt att komma åt information när ni behöver den
Medarbetare och ansvariga behöver ofta kunna arbeta från olika platser, oavsett om det gäller ekonomi, medlemsadministration eller verksamhetsuppföljning.
Om tillgången till information kräver särskilda uppkopplingar, manuella överföringar eller att någon befinner sig på kontoret kan det begränsa verksamhetens flexibilitet.
Ett modernt, molnbaserat affärssystem kan ge behöriga användare tillgång till relevant information oavsett var de arbetar, samtidigt som åtkomsten styrs genom tydliga behörigheter.
Ett effektivt affärssystem ger organisationer bättre kontroll och tillgång till realtidsdata.
2. Rapporteringen tar mer tid än den borde
Hur enkelt är det att ta fram aktuella siffror till ledningsgruppen, styrelsen eller verksamhetsansvariga?
För medlemsorganisationer kan uppföljningen omfatta allt från medlemsintäkter och budgetutfall till kostnader för olika verksamhetsområden, aktiviteter och projekt.
Om rapporteringen kräver att information hämtas från flera system och sammanställs manuellt kan det bli både tidskrävande och svårt att säkerställa att alla arbetar med samma underlag.
Med ett mer sammanhållet systemstöd blir det enklare att följa verksamhetens ekonomi och ta fram aktuella beslutsunderlag.
3. Excel har blivit en central del av era arbetsprocesser
Excel är ett värdefullt verktyg för analys och beräkningar. Men när kalkylblad används för att kompensera för begränsningar i affärssystemet kan det vara ett tecken på att systemstödet behöver utvecklas.
Kanske hanteras budgetuppföljning, medlemsavgifter eller sammanställningar av verksamhetsdata i separata filer som behöver uppdateras manuellt.
Det kan skapa dubbelarbete, öka risken för fel och göra organisationen beroende av enskilda medarbetares kunskap.
Ett integrerat affärssystem kan minska behovet av manuella sammanställningar och skapa bättre förutsättningar för att arbeta med gemensam och uppdaterad information.
4. Ekonomiavdelningen lägger för mycket tid på administration
Ekonomifunktionen har en viktig roll i medlemsorganisationens planering, uppföljning och utveckling. Men när stora delar av arbetsdagen går åt till repetitiva uppgifter blir det mindre tid över för analys och verksamhetsstöd.
Det kan exempelvis handla om fakturahantering, attestflöden, avstämningar eller överföring av information mellan olika system.
Genom att automatisera återkommande arbetsmoment och samla ekonomiprocesserna i ett gemensamt system kan organisationen frigöra tid och minska risken för manuella fel.
Det ger ekonomifunktionen bättre förutsättningar att arbeta mer proaktivt.
5. Det är svårt att anpassa systemen när verksamheten förändras
Medlemsorganisationers behov är sällan statiska. Nya medlemskategorier, förändrade avgiftsmodeller, fler aktiviteter eller nya krav på rapportering kan påverka hur verksamheten behöver arbeta.
Om varje förändring kräver omfattande specialanpassningar eller om befintliga system har svårt att stödja nya arbetssätt kan det begränsa organisationens utveckling.
Ett flexibelt affärssystem bör kunna anpassas efter verksamhetens behov och ge utrymme för framtida förändringar, utan att varje justering behöver bli ett omfattande IT-projekt.
När är det dags att se över affärssystemet?
Att känna igen sig i ett eller flera av dessa tecken innebär inte automatiskt att organisationen behöver byta affärssystem. I vissa fall kan det räcka med att utveckla befintliga processer, förbättra integrationer eller börja använda funktioner som redan finns tillgängliga.
Men om begränsningarna återkommer och påverkar både effektiviteten och möjligheten att utveckla verksamheten kan det vara klokt att göra en mer genomgripande översyn.
Börja med att kartlägga vilka arbetsmoment som tar mest tid, var information behöver hanteras manuellt och vilka behov organisationen förväntas ha framöver.
Det ger ett bättre underlag för att avgöra om det nuvarande systemstödet kan utvecklas eller om det är dags att undersöka andra alternativ.
Ett mer sammanhållet systemstöd för medlemsorganisationer
För organisationer som vill samla ekonomi, medlemsadministration och verksamhetsuppföljning kan ett integrerat affärssystem vara ett alternativ.
Med NetSuite och anpassade lösningar för medlemsorganisationer hjälper vi på Suitecorner verksamheter att skapa mer sammanhängande processer, bättre överblick och effektivare administration.
Vill du veta mer om vilka möjligheter som finns?
Läs mer om affärssystem för organisationer
